Personenabhängigkeiten in der IT

Das Problem wächst mit jedem Ticket

Denn Personenabhängigkeiten entstehen selten absichtlich. Sie wachsen schleichend: über Jahre, mit jedem Sonderfall, jedem schnell gelösten Ticket und jeder Konfiguration, die nur mündlich erklärt wurde. Solange nichts passiert, wirkt das effizient. Fällt die zentrale Person aber aus, wird aus praktischem Erfahrungswissen plötzlich ein echtes Betriebsrisiko.

Gerade für IT-Verantwortliche im Mittelstand ist das ein sensibles Thema. Nicht, weil intern schlecht gearbeitet wird – sondern weil Zeit, Spezialwissen und klare Zuständigkeiten im Alltag oft knapp sind. Und weil Atlassian-Umgebungen mit dem Unternehmen mitwachsen: mehr User, mehr Apps, mehr Anforderungen, mehr Komplexität.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Haben wir jemanden, der sich auskennt?“ Sondern: „Wie gut funktioniert unsere Umgebung, wenn diese Person morgen nicht verfügbar ist?“

Warum Personenabhängigkeit so lange unbemerkt bleibt

Personenabhängigkeit fühlt sich im Alltag oft nicht wie ein Risiko an, sondern wie eine Lösung. Es gibt eine erfahrene Person, die schnell helfen kann, Zusammenhänge kennt und auch in gewachsenen Strukturen noch den Überblick behält. Das entlastet kurzfristig – macht Organisationen langfristig aber verwundbar.

Typische Fragen, die häufig unbeantwortet bleiben:

Viele Themen landen automatisch bei einzelnen Admins oder IT-Leitungen und so bleiben wichtige Fragen unbeantwortet oder sind nirgendwo dokumentiert:

• Wer darf welche Projekte sehen?
• Welche App wurde warum eingeführt?
• Welche Automation greift wo ein?
• Warum funktioniert ein Workflow heute genau so?
• Was muss bei Änderungen an Berechtigungen oder Gruppen beachtet werden?

Wenn dieses Wissen nicht sauber abgelegt wird, entsteht ein organisatorischer Engpass.

Wenn sich im Arbeitsalltag Probleme einschleichen

Die Folgen zeigen sich selten in einem großen Knall. Meist beginnen sie im Kleinen:

• Anfragen bleiben liegen, weil niemand sie sicher entscheiden möchte.
• Änderungen werden aufgeschoben, weil die Auswirkungen unklar sind.
• Vertretungen können nur das Nötigste tun.
• Strategische Themen werden nicht vorangebracht, weil dieselbe Person ständig operative Sonderfälle löst.

Mit der Zeit wird daraus mehr als nur ein Kapazitätsproblem in der IT. Es entstehen echte Bottlenecks, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken:

• Verzögerungen im Tagesgeschäft: Kleine administrative Aufgaben werden zum Zeitfresser.
• Unsicherheit im Team: Niemand weiß genau, wer was entscheiden darf.
• Wenig Planbarkeit: Aufwand und Risiken lassen sich schwer einschätzen.
• Hohe mentale Belastung: Die verantwortliche Person trägt dauerhaft das Gefühl, alles „am Laufen halten“ zu müssen.

Warum Atlassian-Umgebungen besonders anfällig sind

Atlassian-Systeme starten oft überschaubar und werden dann Schritt für Schritt erweitert. Neue Teams kommen dazu, Berechtigungen werden differenzierter, Apps ergänzen Funktionen, Workflows wachsen mit den Prozessen.

So entstehen historisch gewachsene Instanzen, in denen sich Know-how stark konzentriert. Wer die Umgebung mit aufgebaut hat, kennt Hintergründe, Ausnahmen und Abhängigkeiten. Für andere ist vieles nur schwer nachvollziehbar.

Das macht Personenabhängigkeiten im Atlassian-Kontext besonders tückisch. Denn es geht nicht nur um Tool-Kenntnisse, sondern um eine Mischung aus:

• technischem Verständnis,
• Wissen über interne Prozesse,
• Erfahrung mit gewachsenen Sonderfällen,
• und dem Überblick über Verantwortlichkeiten.

Genau deshalb reicht es nicht, einfach „jemand Zweites“ auf das Thema anzusetzen.

Typische Warnsignale für eine Personenabhängigkeit

Nicht jede IT-Abteilung hat sofort ein kritisches Risiko. Aber es gibt deutliche Warnsignale, auf die IT-Verantwortliche achten sollten:

• Nur eine Person kann Änderungen an Jira oder Confluence sicher einschätzen.
• Bei Urlaub oder Krankheit werden nur Notfälle bearbeitet.
• Wichtige Konfigurationen sind nicht oder nur lückenhaft dokumentiert.
• Das Team weiß nicht genau, welche Standards für Berechtigungen, Apps oder Änderungen gelten.
• Operative Administration verdrängt regelmäßig strategische IT-Themen.
• Fragen zu Zuständigkeiten enden oft mit: „Frag am besten Person XY.“

Was Unternehmen jetzt nicht tun sollten

Wer Personenabhängigkeiten erkennt, reagiert oft mit Aktionismus: mehr Tickets, mehr Abstimmungen, mehr spontane Dokumentation. Das hilft kurzfristig, löst aber selten die Ursache.

Weniger sinnvoll sind zum Beispiel:

• Wissen nur „bei Gelegenheit“ dokumentieren: Das funktioniert im Alltagstress ohnehin nicht, weil immer irgendetwas anderes gerade wichtiger ist.
• Verantwortung auf mehrere Personen verteilen, ohne klare Prozesse: Das schürt eher Unsicherheiten.
• Das Thema auf später verschieben: Solange nichts eskaliert, ist das bequem – bis es dann doch plötzlich teuer wird.

Der wichtigere Perspektivwechsel

Es geht nicht darum, einzelne Mitarbeitende zu ersetzen oder Kontrolle abzugeben. Es geht darum, Strukturen zu schaffen, die das Team entlasten und den Betrieb unabhängiger von Einzelwissen machen.

Das kann ganz unterschiedlich aussehen: durch klarere Zuständigkeiten, bessere Dokumentation, standardisierte Abläufe oder externe Unterstützung für operative Administration und Reviews. Hier gibt es leider keine Patent-Lösung, die einfach auf das Unternehmen “gestülpt” werden kann. Entscheidend ist die Erkenntnis, dass ein funktionierender Betrieb mehr braucht als eine engagierte Schlüsselfigur.

Denn je stärker Atlassian-Systeme Teil zentraler Arbeitsabläufe werden, desto weniger sollte ihr Betrieb vom Gedächtnis und der Erfahrung einzelner Menschen abhängen.

Vielleicht ist deshalb nicht die spannendste Frage, wer eure Atlassian-Umgebung heute betreut. Sondern, wie belastbar euer Betriebsmodell wirklich ist, wenn genau diese Person morgen ausfällt.

Und wenn euch diese Frage kurz nachdenklich macht, ist das wahrscheinlich schon ein wichtiger erster Schritt.

Prüfe jetzt mit unserem Whitepaper, wie abhängig euer Atlassian-Betrieb von Einzelwissen ist

Und nach dem ersten Schritt folgt bekanntlich der zweite, und zwar mit unserem Atlassian-Admin-Check: für alle IT-Verantwortlichen, die einschätzen möchten, wie gut ihre Atlassian-Instanz dokumentiert, verteilt und abgesichert ist.

Damit könnt ihr sichtbar machen, wo Wissen bereits nachvollziehbar gesichert ist, wo Vertretungen funktionieren – und an welchen Stellen Einzelwissen noch zum Risiko für Tagesgeschäft, Governance und Weiterentwicklung wird.

Im kostenlosen Whitepaper findet ihr:

✅ Einen strukturierten Selbstcheck zur Betriebsreife eurer Atlassian-Umgebung

✅ Fragen, mit denen ihr Personenabhängigkeiten, Wissenslücken und unklare Zuständigkeiten erkennt

✅ Eine Checkliste für Dokumentation, Berechtigungen, Apps, Automationen und Übergaben

✅ Konkrete Impulse, wie ihr euren Betrieb unabhängiger von Einzelwissen und belastbarer für Ausfälle macht

So erkennt ihr schnell, ob euer Atlassian-Betrieb auch dann handlungsfähig bleibt, wenn die zentrale Wissensperson morgen nicht verfügbar ist.

‍