„Mittwochs kein Homeoffice" – unsere ersten Versuche des Ausbruchs
Bereits seit gut 5 Jahren bieten wir innerhalb der greenique die Möglichkeit in den eigenen vier Wänden zu arbeiten (oder auch im Garten). Zunächst haben wir, wie viele Unternehmen das heute auch noch vorgeben, eine feste Anzahl von Homeoffice Tagen pro Woche definiert. Wir starteten mit zwei Tagen pro Woche und haben dann nach ein paar Monaten auf drei Tage pro Woche aufgestockt.
Heute sehe ich diesen regulierten Einstieg eher als ein Akt des fehlenden „Loslassens“ an. Wir versuchten mühselig Meetings um diese Tage herumzuorganisieren oder bestimmte Tage von dieser Regel auszunehmen. „Mittwochs kein Homeoffice“ war dann die Devise. Alles in allem doch etwas zäh und eigentlich brachte das ganze nicht die nötige Flexibilität. Denn Flexibilität ist sowohl für unsere Teams, als auch für uns als Organisation der wichtigste Grund für die Nutzung des Heimarbeitsplatzes. Daher haben wir das Modell grundlegend neu aufgebaut und gemeinsam stetig verfeinert.
„Virtuelles Bye Bye" – ein fester Bestandteil unseres Arbeitstages
Spielregeln definieren – Kultur fördern
Eine wichtige Erkenntnis in unserem Entwicklungsprozess für wirksame Arbeit im Homeoffice war das Aufstellen von sinnvollen Spielregeln. Denn wie auch im Sport oder der Freizeit macht das Spiel keinen Spaß, wenn sich nicht alle an die Regeln halten. Manchmal ergibt ein Spiel auch keinen Sinn, wenn man die Regeln nicht kennt. Daher leiten Spielregeln unser Handeln in vielen Bereichen des täglichen Miteinanders.
Ebenso geschehen ist dieses auch für unsere Arbeit im Homeoffice. Wir haben aufgeschrieben, warum wir Homeoffice nutzen wollen und wie wir uns organisieren. Wir regeln dort Themen wie die Erreichbarkeit, Arbeitszeiten oder die Organisation der Arbeitsmittel. Jeder unsere Mitarbeiter erhält neben der Ausstattung im Büro auch einen Arbeitsplatz zu Hause. So gehören Notebook, Display und Mobiltelefon zur Grundausstattung.
Wir regeln aber auch, wie mit technischen Störungen oder Einschränkungen umzugehen ist. Diese „Impediments“ gilt es unbedingt abzubauen, sodass ein Arbeitsplatz zu Hause einem Platz im Büro in nichts nachsteht. Alle arbeiten so am Benutzererlebnis „Homeoffice“ aktiv mit.
Zusätzlich ist uns wichtig, dass wir trotz Homeoffice das Gemeinschaftsgefühl und den Teamgeist aufrecht erhalten. Dieser wird bei uns gestärkt durch eine solide Kultur. So gehört die virtuelle Begrüßung und die virtuelle Verabschiedung täglich dazu. Damit können mögliche Rückfragen durch die übrigen Teammitglieder gestellt werden. Ein virtuelles Bye Bye führt manchmal zur Frage: „Kannst du mir dazu noch kurz eine Info geben?“ und in jedem Fall zu einem „Schönen FA :-)“. Das hilft zusätzlich eine Trennung zwischen Beruflichem und Privatem vorzunehmen. Wenn wir schon keine räumliche Grenze zwischen Arbeitsplatz und zu Hause haben, dann zumindest eine virtuelle.
Agile Prinzipien etablieren – Rituale aufbauen
Bei uns wird in unterschiedlichen Teams an unterschiedlichen Aufgaben gearbeitet, jedoch immer nach einem definierten Vorgehensmodell. Während beispielsweise das Marketing, Sales oder Consulting in einer Kanban Systematik arbeitet, organisieren die Kollegen aus der Entwicklung ihre Arbeit nach Scrum und planen in Sprints. Aber egal welches Modell die Teams verwenden: Es ist eingeübt und visualisiert sowie fokussiert die Arbeit, die das Team erledigen möchte.
Diese Ritualisierung hilft uns, die Struktur unseres Vorgehens immer aufrecht zu erhalten. So haben alle Teams feste Termine, in denen neue Arbeit besprochen wird (Nachschubmeeting oder Sprintplanung). In einem täglichen Stand-Up synchronisieren wir uns untereinander und erkennen sofort, wo es gerade hakt und wer Unterstützung benötigt. Dabei findet sich unsere Arbeit in jedem Team immer auf einem Jira Board wieder. Überall verfügbar und jederzeit einsehbar. Außerdem werden zu festen Terminen Retrospektiven durchgeführt, in denen die Teams die möglichen Verbesserungen im Ablauf eigenverantwortlich bestimmen und umsetzen.
Teamarbeit forcieren – Tools richtig nutzen
Um den Kontakt untereinander auch persönlich aufrecht zu erhalten, veranstalten wir monatlich Termine, an denen die Teams gemeinsam vor Ort sind und wichtige Themen im direkten Austausch miteinander angehen. Zu diesen Offline-Ritualen wird mittags gemeinsam gekocht und zusammen gegessen. Um die Arbeit innerhalb der Teams optimal zu unterstützen, setzen wir auf Software, die unseren Teamgedanken unterstützt. Grundsätzlich sind all unsere Anwendungen mit wenigen Ausnahmen direkt über einen Browser erreichbar.
Da es uns immer schon wichtig war, es jedem freizustellen, ob er zu Hause oder im Büro arbeitet, sind sämtliche Meetings immer schon als „Hybrid“-Veranstaltungen geplant. Entweder man ist im Büro und wählt sich zentral im Büro in das Webmeeting ein, oder man macht das von zu Hause. Für diese Aktivitäten nutzen wir zur Zeit Teams von Microsoft. Grundsätzlich haben wir die gleiche Systematik aber auch schon mit HipChat gelebt. In den täglichen Stand-Ups oder zum Nachschub werden die Jira Boards geteilt und die anstehenden Aufgaben besprochen. Spielregeln, Anforderungen, Notizen von Besprechungen oder Neuigkeiten werden gemeinsam mithilfe von Confluence erstellt und veröffentlicht. So werden Informationen auch über das Büro hinweg verteilt und stehen überall zur Verfügung. Aber egal welches Werkzeug wir einsetzen, es ist dazu da, unsere Arbeitsweise optimal zu unterstützen.
„Wirksames ortsunabhängiges Arbeiten" – Viel mehr als die Auswahl eines geeigneten Kommunikationstools
Das gemeinsame Ziel, Dinge voranzutreiben ist sicherlich ein wesentlicher Eckpfeiler für eine erfolgreiche Arbeit im Homeoffice. Daher ist ein wirksames ortsunabhängiges Arbeiten aus meiner Erfahrung heraus nur möglich, wenn alle Bausteine aufeinander abgestimmt sind. Und dazu gehören Spielregeln, ebenso wie agile Prinzipien, eine facettenreiche Kultur, tolle Teams und der Einsatz der richtigen Werkzeuge. In meiner Zeit als Berater habe ich erlebt, dass in vielen Organisationen das Thema „Homeoffice“ eher zurückhaltend angegangen wurde. „Das ist bei uns so gar nicht möglich“ ist ein vielzitierter Satz. Für viele Führungskräfte geht mit der räumlichen Trennung ein Machtverlust einher. Sie fürchten die Kontrolle zu verlieren. Unzureichende Kommunikation, fehlende Motivation oder schlechte Ergebnisse sind aber kein Produkt des Homeoffice. Absitzen kann man seine Zeit auch im Büro. Daher gilt es umso mehr, diese Ressentiments abzubauen und Führungsaufgaben auch als eine solche zu verstehen und wahrzunehmen.
