Confluence oder Jira nicht erreichbar? - So bleiben deine Daten erreichbar

Ein Backup allein löst dieses Problem nicht

Backup- und Recovery-Produkte sind darauf ausgelegt, Daten nach einem Vorfall wiederherzustellen. Für Datenverluste ist das genau der richtige Ansatz. Bei einem Plattformausfall sieht die Situation aber anders aus: Deine Daten sind nicht weg. Du kommst nur gerade nicht an sie heran.

Auch klassische Datenexporte helfen nur bedingt. Viele Backup-Formate sind für Systeme gemacht, nicht für Menschen. Während eines Incidents möchte schließlich niemand erst JSON-Dateien durchsuchen, um den richtigen Eskalationsweg zu finden.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Kann dein Team wichtige Informationen sofort lesen, auch wenn die eigentliche Plattform nicht erreichbar ist?

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Was herstellerunabhängiger Zugriff eigentlich bedeutet

Herstellerunabhängiger Zugriff klingt zunächst ziemlich technisch. Gemeint ist aber etwas sehr Einfaches: Du solltest auch dann an deine wichtigen Informationen kommen, wenn die ursprüngliche Plattform gerade nicht verfügbar ist.

Dafür sind vor allem drei Dinge wichtig:

1. Die Daten müssen ohne die Plattform lesbar sein.

Deine Kopie sollte sich ohne Atlassian-Login und ohne Verbindung zur laufenden Atlassian-Umgebung öffnen lassen. Denn wenn dein Notfallzugriff erst eine Verbindung zu dem System benötigt, das gerade ausgefallen ist, bringt er dir wenig.

2. Die Daten sollten in einer Umgebung liegen, die du kontrollierst.

Idealerweise befindet sich die Kopie in deinem eigenen Cloud-Speicher, in einer von dir gewählten Region und auf einer Infrastruktur, die zu deinen Anforderungen passt.

So bist du beim Zugriff auf deine Daten nicht vollständig von der Verfügbarkeit der ursprünglichen Plattform abhängig.

3. Die Kopie sollte unabhängig von deiner Produktionsumgebung sein.

Die lesbare Kopie wird aus deinen Backups erstellt und nicht einfach mit der Live-Umgebung synchronisiert.

Warum ist das wichtig? Wenn in der Produktivumgebung etwas gelöscht wird, ein Angriff stattfindet oder ein anderes Problem auftritt, soll dieses Problem nicht automatisch auf deine Sicherheitskopie übertragen werden.

In der Praxis kann das zum Beispiel eine eigenständige, durchsuchbare Kopie sein, die sich ganz normal im Browser öffnen lässt. Jira-Issues behalten ihre Verknüpfungen, Kommentare und Anhänge. Confluence-Seiten behalten ihre Formatierung und ebenfalls ihre Anhänge.

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Wo sich dieser Ansatz besonders auszahlt

Plattformausfälle: Dein Team hat weiterhin Zugriff auf Runbooks, frühere Incidents und wichtige Dokumentationen.

Sicherheitsvorfälle: Muss ein Tenant vorsorglich isoliert werden, bleiben wichtige Informationen trotzdem erreichbar.

Migrationen: Bei Umzügen oder der Zusammenlegung von Sites kann eine Offline-Kopie vorübergehende Ausfallzeiten überbrücken.

Audits und rechtliche Anfragen: Historische Inhalte lassen sich einsehen, ohne dafür die Produktionsumgebung nutzen zu müssen.

Außerbetriebnahme und Anbieterwechsel: Auch nach der Abschaltung einer Site oder beim Wechsel des Anbieters bleiben relevante Informationen in lesbarer Form erhalten.

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Was du erwarten kannst – und was nicht

So hilfreich eine solche Lösung ist: Sie ersetzt nicht deine eigentliche Atlassian-Umgebung. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wo ihre Grenzen liegen.

• Jede Kopie dieser Art ist eine Momentaufnahme. Sie ist nur so aktuell wie der Zeitpunkt ihrer letzten Erstellung und muss daher regelmäßig aktualisiert werden.
• Sie ist schreibgeschützt. Dein Team kann Inhalte ansehen und durchsuchen, aber nicht darin arbeiten. Inhalte, die während eines Ausfalls entstehen, werden dort nicht gespeichert.
• Die Kopie muss bereits vorhanden sein, bevor du sie brauchst. Sie erst während eines Ausfalls zu erstellen, würde ihren eigentlichen Zweck verfehlen.
• Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Lösung. Prüfe daher, welche Atlassian-Produkte tatsächlich abgedeckt werden, anstatt davon auszugehen, dass automatisch alle enthalten sind.

Keine dieser Einschränkungen schmälert den eigentlichen Nutzen. Ein Ausfall, bei dem dein Team weiterhin die Dokumentation und den Verlauf der Issues einsehen kann, ist eine grundlegend andere Situation als ein Ausfall, bei dem all diese Informationen nicht mehr zugänglich sind.

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Fazit: Ein Backup ist wichtig - Zugriff im Ernstfall genauso

Ein Ausfall deiner Atlassian-Plattform muss nicht bedeuten, dass dein Team nicht mehr handlungsfähig ist. Entscheidend ist, dass wichtige Informationen auch unabhängig von der Plattform verfügbar bleiben.

Genau hier setzt HYCU für Atlassian Cloud an. Deine Backups können in deinem eigenen Cloud-Speicher und in der von dir gewählten Region liegen. Zusätzlich erhältst du eine durchsuchbare, im Browser lesbare Kopie deiner Daten – inklusive wichtiger Zusammenhänge, Kommentare und Anhänge aus Jira und Confluence.

So bleiben Runbooks, Dokumentationen und historische Informationen auch dann erreichbar, wenn die eigentliche Plattform es nicht ist.

Denn ein Backup ist gut. Ein Backup, auf das dein Team im entscheidenden Moment auch wirklich zugreifen kann, ist besser.