Unternehmenswiki – Warum und Wie?

Was ist eigentlich ein Unternehmenswiki?

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Heutzutage gilt: Wer einzigartiges Wissen besitzt, hat die Nase vorn. Das bedeutet aber auch, dass Unternehmen die Herausforderungen meistern müssen, das Wissen ihrer Mitarbeitenden zu organisieren und effektiv zu nutzen. Ein Unternehmenswiki ist hierbei ein wirkungsvolles Tool. Es dient als zentrale Wissensdatenbank, in der Informationen, Dokumente und bewährte Verfahren gesammelt und für alle Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden. Ein Wiki ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihr Wissen aktiv zu teilen und gemeinsam weiterzuentwickeln. Da Inhalte jederzeit aktualisiert werden können, bleibt das Unternehmenswiki immer auf dem neuesten Stand.

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Vorteile eines Unternehmenswikis

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Ein Unternehmenswiki bietet zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Dazu zählen z.B.:

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1. Zentrale Wissensbasis: Mit einem Unternehmenswiki wird das gesamte Wissen eures Unternehmens an einem Ort gebündelt. Das erleichtert den Zugriff auf Informationen und verhindert, dass wertvolles Wissen verloren geht. Statt verstreuter Dokumente und E-Mails haben alle Mitarbeitenden einen zentralen Ort, an dem sie fündig werden.
2. Erhöhte Effizienz & Zeitersparnis: Ein gut strukturiertes Firmenwiki spart Zeit, da die Mitarbeitenden Informationen schnell finden können, ohne lange suchen zu müssen. Das steigert die Produktivität und reduziert die Frustration durch ineffiziente Suchprozesse.
3. Wissen bewahren: Besonders bei Mitarbeiterwechseln oder Unternehmensveränderungen hilft das Unternehmenswiki dabei, wertvolles Wissen zu bewahren. So bleibt euer Know-how im Unternehmen erhalten und geht nicht verloren.
4. Förderung der Zusammenarbeit: Ein Unternehmenswiki fördert die Teamarbeit durch Funktionen wie Kommentare, gemeinsame Bearbeitung und Diskussionsseiten. Ihr könnt direkt im Wiki zusammenarbeiten und Ideen austauschen.
5. Effizientes Onboarding: Neue Mitarbeitende können sich schneller einarbeiten, indem sie auf eine umfassende Wissensbasis zugreifen. Dies reduziert die Einarbeitungszeit und entlastet erfahrene Kolleg:innen

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Das sollte ein Unternehmenswiki mitbringen

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Wenn ihr euch entscheidet, ein Unternehmenswiki einzuführen, solltet ihr euch im Vorfeld überlegen, wie ihr das Wiki strukturiert und aufbaut. Damit das Unternehmenswiki effektiv genutzt werden kann, sind einige wesentliche Anforderungen zu beachten:

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Benutzerfreundlichkeit: Alle Mitarbeitenden sollten unabhängig vom technischen Wissen problemlos Beiträge erstellen und bearbeiten können. Komplexe IT-Kenntnisse dürfen dabei nicht notwendig sein.

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Integration: Das Wiki sollte sich idealerweise nahtlos in bereits vorhandene Systeme des Unternehmens einfügen oder zumindest über Schnittstellen mit diesen verbunden werden können. Dies erleichtert den Zugang und sorgt für eine reibungslose Nutzung im Arbeitsalltag.

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Sicherheit: Da das Wiki euer unternehmensinternes Wissen speichert, ist es wichtig, dass der Zugang darauf beschränkt ist. Mitarbeitende sollten sich authentifizieren müssen, um Inhalte zu sehen oder zu bearbeiten und es sollten klare Berechtigungen festgelegt werden, um den Zugriff im Detail zu steuern.

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Suchfunktion: Neben der klassischen Textsuche sollte das Wiki auch in der Lage sein, Anhänge und andere eingebettete Inhalte zu durchsuchen, damit keine wertvollen Informationen verloren gehen.

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Unsere Tipps für deinen Start mit Confluence als Unternehmenswiki

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Wenn du ein Unternehmenswiki aufbauen möchtest, ist Confluence das Tool deiner Wahl. Es bietet eine umfassende Plattform zur effizienten Organisation und Verwaltung von Wissen in deinem Unternehmen. Bei der Einrichtung eures Firmenwikis mit Confluence, solltest du folgendes beachten:

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1. Plane deine Struktur: Überlege dir, welche Bereiche und Themen für dein Team wichtig sind. Das könnten zum Beispiel Projekte, Richtlinien, FAQs oder Team-Infos sein. Erstelle eine klare und logische Struktur, die das Auffinden von Informationen erleichtert.
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   💡 Unser Tipp: Verwende unterschiedliche Bereichstypen, welche sich in der jeweiligen Struktur unterscheiden. Beispielsweise kannst du Bereichsvorlagen für Teambereiche und Projektbereiche anlegen.
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2. Erstelle und organisiere Inhalte: Beginne damit, die wichtigsten Informationen und Dokumente einzupflegen. Nutze Lables, um Seiten zu kennzeichnen, denn so sind sie leichter über die Suche zu finden.
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3. Halte Inhalte aktuell: Wissensdokumentation ist super - allerdings bringt sie nur wenig, wenn die dokumentierten Informationen veraltet sind. Sorge deshalb dafür, dass alle Inhalte aktuell sind.
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   💡 Unser Tipp: Ernenne von Anfang an Bereichsverantwortliche, die sich darum kümmern, dass die Inhalte in den Bereichen auf dem aktuellen Stand sind.
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4. Nutze Confluence-Features: Nutze die Stärken von Confluence, wie Templates für Dokumente, die Integration mit anderen Atlassian-Tools und die leistungsstarken Suchfunktionen. Diese Features machen es einfacher, Informationen zu erstellen und zu finden, um den Einstieg zu erleichtern.

5. Fördere die Nutzung: Ermutige deine Kolleg:innen, das Wiki aktiv zu nutzen und ihre eigenen Erkenntnisse und Informationen beizutragen. Je mehr Menschen das Wiki nutzen, desto wertvoller wird es.
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6. Schulung und Support: Stelle sicher, dass alle im Team wissen, wie sie das Wiki nutzen können. Biete Schulungen oder Workshops an

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Warum jedes Unternehmen ein Firmenwiki braucht

Ein Unternehmenswiki ist weit mehr als nur eine digitale Dokumentensammlung – es ist ein entscheidendes Tool, das den Wissenstransfer verbessert, die Zusammenarbeit fördert und die Effizienz steigert. In der heutigen Zeit ist der Zugang zu aktuellen und relevanten Informationen entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens.

Wenn ihr Unterstützung bei der Erstellung und Implementierung eures Wikis benötigt, stehen wir euch mit unserer umfassenden Expertise zur Seite, um euer Unternehmen zukunftssicher zu machen.

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