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24.1.2024

Richtiger Umgang mit Confluence Aufgaben

Wer kennt es nicht? Es steht ein Meeting an. Vorbildlich dokumentiert ihr alles, was besprochen wird in einer Besprechungsnotiz in Confluence. Am Ende wird vereinbart, wer welche Aufgabe übernimmt und anschließend in Form von Confluence Aufgaben festgehalten. Doch wie geht man nun richtig mit diesen Aufgaben um? Und wie erstelle ich überhaupt solche Aufgabenlisten?

Richtiger Umgang mit Confluence Aufgaben
Richtiger Umgang mit Confluence Aufgaben
Kora Meier
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Inhaltsverzeichnis
greenique Produkt- und Servicemanagement

Was sind überhaupt Confluence Aufgaben?

Innerhalb der Confluence Cloud könnt ihr problemlos Aufgaben erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen oder euch von anderen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen lassen. Auf jeder Confluence-Seite, habt ihr die Möglichkeit, eine einzelne Aufgabe oder sogar eine Liste mit mehreren Aufgaben anzulegen. Egal, ob es sich um eine Besprechungsnotiz oder eine leere Seite handelt. Diese strukturierte Aufgabendokumentation ermöglicht eine effektive Nachverfolgung von To-Do's. Zusätzlich entsteht in eurem Team ein tieferes Verständnis dafür, welche Aufgaben von wem und bis wann erledigt werden müssen.

Handlungspunkte, also Confluence Aufgaben abhaken

Wofür eignen sich Confluence Aufgaben?

In der Regel werden Confluence Aufgaben häufig parallel während eines Meetings bzw. einer Besprechung erstellt und dienen einer klaren Dokumentation und Übersicht aller anstehenden Tasks. Confluence Aufgaben werden häufig genutzt, wenn es sich um kleinere Aufgaben handelt, die sich in wenigen Minuten erledigen lassen. Bei größeren To-Dos sollten Jira Issues erstellt werden, die dann auf dem Jira Board eingeplant, bearbeitet und nachverfolgt werden können. Übrigens könnt ihr auch direkt aus euren Confluence Aufgaben Jira Issues generieren, wenn ihr feststellt, dass die Aufgabe doch größer, als gedacht ist.

Erstellung einer Confluence Aufgabe

Eine Confluence Aufgabe anlegen

Zum Erstellen einer Aufgabe gibt es zwei Optionen:

  • Auswahl im Editor: Klicke in der Formatierungsleiste auf "Aufgabenliste." Dann wird eine neue Confluence Aufgabe erstellt, wo du deine gewünschte Aufgabe eintragen kannst.
  • Tastenkombination:  Mit der Tastenkombination [ ] kannst du im Editor ebenfalls eine Aufgabenliste erstellen.

Deine Aufgabenlisten werden in Confluence mit kleinen Checkboxen untereinander angezeigt. Diese kannst du bequem abhaken, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Eine Confluence Aufgabe erstellen über die Formatierungsleiste

Jemandem eine Aufgabe zuweisen

Sobald du eine Aufgabe auf deiner Confluence-Seite erstellt hast, kannst du über @-Mention jemandem diese Aufgabe zuweisen, indem du den Namen hinter die jeweilige Aufgabe einträgst. Je nachdem, was für Einstellungen die Person in Confluence vorgenommen hat, wird diese ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

Jemandem eine Confluence Aufgabe zuweisen

Hinweis: Wenn du die Aufgabe jemandem zuweist, der überhaupt keine Berechtigung besitzt, die Seite oder den Bereich zu sehen, wird die Person die Aufgabe nicht sehen können.

Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe hinzufügen

Zusätzlich hast du die Möglichkeit, ein Fälligkeitsdatum für bestimmte Aufgaben zu vergeben. Hierfür stehen dir ebenfalls zwei Varianten zur Verfügung:

  • Tastenkombination:  Du kannst hinter der Aufgabe folgende Tastenkombination // eingeben und es erscheint ein Kalender, in dem du das Fälligkeitsdatum auswählen kannst.
  • Einfache Eingabe: Oder du gibst das Datum direkt ein, während du die Aufgabe erstellst. Dafür muss das Datum das Format dd/mm/yyyy oder dd-mm-yyyy aufweisen. Bei beiden Schreibweisen wird ebenfalls ein Kalender aufgerufen. //dd-mm-yyyy
Fälligkeitsdatum einer Aufgabe in Confluence vergeben

ℹ️ Beachte: Wenn das Fälligkeitsdatum erreicht worden ist, färbt sich das Datum automatisch rot.

Makro: Aufgabenbericht

Und was ist, wenn du den Überblick über deine zugewiesenen Aufgaben verlierst, weil deine Tasks auf verschiedenen Confluence-Seiten zu finden sind? Oder es dir ganz einfach passiert, dass die kleinen To-Dos, die während einer Besprechung entstehen, im Arbeitsalltag in Vergessenheit geraten? Keine Angst, dafür gibt es ein praktisches Makro direkt in Confluence. Das Makro nennt sich "Aufgabenbericht" und mit diesem Makro kannst du dir alle Aufgaben einer bestimmten Person, eines Bereichs oder von Seiten mit Labels anzeigen lassen.

Und so funktioniert der Aufgabenbericht:

Aufgabenbericht einfügen

Um einen Aufgabenbericht zu erstellen, musst du folgendes tun:

  1. Klicke oben im Menü auf Erstellen und wähle dann die Confluence-Vorlage Aufgabenbericht aus.
  2. Wähle anschließend den gewünschten Report aus:
    – Aufgaben anzeigen, die bestimmten Personen zugewiesen sind
    In meinem Projekt – Aufgaben anzeigen, die in bestimmten Bereichen und auf bestimmten Seiten erstellt wurden.– Vordefiniert –  Dein eigens erstellter Bericht, mit zahlreichen Filteroptionen, wie nach Datum oder Seiten-Stichwort.
  3. Klicke dann auf Next.

Fertig ist dein Aufgabenbericht, damit keine Aufgabe mehr vergisst.

Übrigens: Falls du noch weitere Confluence Tipps & Tricks brauchst, haben wir hier etwas für dich:

Zum Blogartikel: 5 Confluence Tipps, die dein Wiki aufpimpen

Abschließende Tipps im Umgang mit Confluence Aufgaben

Mit den richtigen Kenntnissen im Umgang mit Confluence Aufgaben kannst du nicht nur die Effizienz deiner Arbeitsabläufe steigern, sondern auch sicherstellen, dass keine Aufgabe mehr übersehen wird. Von der einfachen Erstellung bis zur Zuweisung und dem Setzen von Fristen bietet Confluence eine Vielzahl von Funktionen, um das Aufgabenmanagement zu optimieren und euch das kollaborative Arbeiten zu erleichtern.

Falls du dennoch mal eine dir zugewiesene Aufgabe vergessen hast, empfehlen wir dir folgende Schritte:

  1. Checke deine Confluence Aufgaben: Überprüfe regelmäßig deine Confluence Aufgabenliste. Hier sind alle dir zugewiesenen Aufgaben aufgeführt, einschließlich Fälligkeitsdaten.
  2. Erstelle persönliche Erinnerungen: Trage dir Kalenderbenachrichtigung ein, um dich an ausstehende Aufgaben rechtzeitig zu erinnern. Oder ihr arbeitet mit einer Confluence automation, die euch automatisiert eine Mail schickt, sobald ihr eine Aufgabe nicht im Zeitfenster bearbeitet habt.
  3. Kommunikation im Team: Halte die Kommunikation im Team offen. Falls du unsicher bist oder etwas übersehen hast, sprich es in Besprechungen an oder kontaktiere die betreffende Person direkt.

Ein strukturierter Umgang mit Confluence Aufgaben trägt nicht nur zur Produktivität bei, sondern fördert auch eine transparente und gut organisierte Arbeitsumgebung. Mach das Beste aus Confluence und erleichtere dir und deinem Team den Arbeitsalltag!

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