Produktmanagement
23.2.2021

Jira Issues pausieren

In Jira können verschiedenste Arbeitsabläufe, Masken und Felder abgebildet werden. Somit kann es der eigenen Arbeitsweise und dem Workflow individuell angepasst werden. Oft ist es unumgänglich ein Jira Ticket in seinem Bearbeitungsablauf zu pausieren.

Jira Issues pausieren
Jira Issues pausieren
Andrej Freeze
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Inhaltsverzeichnis
greenique Produkt- und Servicemanagement

In Jira Service Management Projekten ist das recht einfach. Um dies zu erreichen, erstellt man ein Service Level Agreement SLA und konfiguriert es nach bestimmten Kriterien. Das SLA wird auf Basis dieser Kriterien einfach pausiert.

In anderen Projekttypen ist es etwas komplexer. Darum werden hier einige Methoden vorgestellt, wie man ein Jira Ticket pausiert– als Admin oder als Anwender.

Neuer Status

Der wohl am offensichtlichsten zu erscheinende Weg, ein Vorgang zu pausieren, ist die Verwendung eines gesonderten Status. Also Workflows mit der Möglichkeit jederzeit in den Status Wartend oder Pausiert zu wechseln. Um dies jedoch umzusetzen, wird die Unterstützung eines Systemadministrators benötigt. Auch wenn diese Lösung, abgesehen vom administrativen Aufwand sinnvoll erscheint, geht bei diesem Ansatz eine wichtige Information am Vorgang selbst verloren. Wo war das Ticket vorher und wie bekomme ich ihn in dorthin zurück, ohne ihn in einen falschen Status zu schieben? Ein Problem, das besonders in komplexeren Arbeitsabläufen auftreten könnte. Es stellt sich außerdem die Frage, wie man zwischen verschiedenen Gründe zum Pausieren unterscheidet. Wie verhindere ich, dass jemand ein Ticket pausiert, nur um aus dem pausierten Status die unangenehmen Arbeitsschritte zu umgehen?

Angepasster Workflow mit Status

Labels zur Selbstorganisation nutzen

Labels bzw. Stichwörter sind ein mächtiges Feld, über welches jeder Benutzer:innen sich verwalten und organisieren können. Hier werden, ähnlich wie bei Hashtags, Begriffe hinzugefügt. Bei der Eingabe werden ähnliche, bereits existierende Labels zur Auswahl vorgeschlagen. Möchte ein Team kurzfristig die Möglichkeit haben, seine pausierten Jira Issues zu markieren, ist es einfach, auf dieses Feld zurückzugreifen. Man einigt sich auf ein bestimmtes Label und fügt dieses kurzerhand an Vorgängen an, bzw. entfernt es wieder. So kann jede:r den Status einsehen. Anhand verschiedener Labels können verschiedene Gründe zum Pausieren definiert werden und der Workflow kann nicht umgangen werden. Obwohl Labels eine schöne Möglichkeit sind, um Vorgänge zu markieren, eignet sich diese Methode nicht für jeden Anwendungsfall.

Label bzw. Stichwörter, um wartende oder pausierte Jira Issues zu markieren

Benutzerdefinierte Felder liefern eindeutige Filterergebnisse

Um ein Jira Issue zu pausieren, kann es auch helfen sich ein Custom Feld in Form einer Checkbox zu erzeugen, die z.B. „pausiert" oder „pending" heißt. Dafür benötigt man jedoch administrative Rechte. In den folgenden Schritten erläutere ich kurz, wie man ein solches Feld hinzufügt.

1. Zunächst überprüft man, für welche Vorgangsmasken dieses Feld benötigt wird. In unserem Fall erhält das Projekt OS als einziges eine solche Markierung. Als Projektadministrator hat man die Möglichkeit, sich alle Masken anzeigen zu lassen. Diese Seite sollte am besten parallel geöffnet bleiben.

2. Man navigiert zu  → Vorgänge → Benutzerdefinierte Felder und überprüft zunächst, ob es bereits ein ähnliches Feld vom Typ Radiobutton, Checkbox oder Single Select Liste gibt.

3. Falls nicht, wird eines erstellt. In unserem Beispiel wähle ich eine Checkbox und nenne sie Pausiert. Die einzige Option, die ich ihr mitgebe, ist „ja“. Bei einem Radiobutton oder einer Select Liste bräuchte man jedoch zwei Optionen (sofern „keine“ nicht ebenfalls als Option erlaubt sein soll)

Im Deutschen heißt die Checkbox Kontrollkästchen. Wer sie also nicht auf Anhieb findet, kann versuchen danach zu suchen.

4. Auf der nachfolgenden Oberfläche können alle relevanten Masken aus 1. ausgewählt werden, damit das Feld auf diesen hinzugefügt wird.

5. Nun hat man eine Markierung, die man nach Belieben aus- und abwählen kann.

Benutzerdefinierte Fleder, um Wartegrund bei pausierten oder wartenden Jira Issues darzustellen

Flags in Jira Software

Im Vergleich zu Jira Service Management bietet Jira Software durch seine Kanban und Scrum Boards weitere Möglichkeiten einen Vorgang zu pausieren. Hier werden alle Vorgänge eines Filters als kompakte Karten angezeigt und ermöglichen eine schnelle Identifikation begonnener Tätigkeiten. Begonnenes wird schneller fertig und es ist offensichtlich, wenn zu viel parallel bearbeitet wird. Durch einen Rechtsklick kann der User auf weitere Features eines Vorganges zugreifen. Darunter sind die zwei Einträge Kennzeichen hinzufügen und Flag und Kommentar hinzufügen. Egal welches von beiden man wählt, die Karte wird hinterher in Gelb eingefärbt und ihr Prioritätssymbol wechselt zu einer kleinen roten Flagge. Wählt man den zweiten Punkt Flag und Kommentar hinzufügen, erhält man zusätzlich die Möglichkeit den Grund, weswegen dieser Vorgang nun geflaggt wurde, hinzuzufügen. Selbst wenn er für mehrere Wochen die Flagge behält, weiß man dadurch immer noch, weshalb er überhaupt markiert und pausiert wurde.

Flags und Kennzeichen, um wartenden Jira Issues zu markieren

Man kann Kanban Karten außerdem mit Farben markieren. Diese äußern sich durch eine farbliche Hervorhebung am linken Rand. Wenn ein bestimmtes Label gesetzt wird, wie z.B. pending, oder die Karte geflaggt wird, kann zusätzlich dazu eine farbliche Hervorhebung eingesetzt werden, um zu signalisieren, dass die Karte Pending ist.

Der große Vorteil an dieser Variante: es gibt keine zweite Markierung auf dem Kanban Board, die so aussieht und sie ist ziemlich auffällig. Außerdem kann man sich hierfür genau wie für Labels oder ein benutzerdefiniertes Feld einen Filter erstellen, der pausierte Vorgänge findet.

Kartenfarben nutzen, um wartende und pausierte Jira Issues auf den Kanban Board zu markieren

Besonders für Verantwortliche des Projekt- oder Teamerfolgs (Projektleiter:innen oder Scrum Master) ist es interessant, zu wissen, welche Vorgänge pausiert wurden, um bei der Behebung der Ursache zu helfen.

Aber leider lässt sich diese Flag nur über das Board setzen und wieder entfernen. Man kann hier allerdings schnell Abhilfe schaffen, indem man auf eine der folgenden drei Möglichkeiten zurückgreift:

1. Zwei globale selbst referenzierte Statusübergänge

2. Eine Automatisierungsregel mit Automation for Jira

3. Ein Scriptrunner for Jira Skript

Egal welchen der drei Wege ihr einschlagen wollt, mit jedem davon erhaltet ihr die Möglichkeit die Flag auch über die Oberfläche der Vorgangsdetails zu generieren. Solltet ihr mehr darüber wissen wollen, lasst es uns gerne wissen.

Übersichtlichkeit auf dem Kanban Board

Zusätzlich zu den Informationen innerhalb eines Vorgangs kann es helfen, sie auf einem Kanban Board etwas offensichtlicher darzustellen. Entweder zeigt man den neuen Status als separate Spalte an, stellt Labels oder benutzerdefinierte Felder auf den Karten dar, oder filtert auf diese Vorgänge, um passende Schnellfilter, Swimminglanes oder Kartenfarben zu erzeugen. Die Möglichkeiten sind auch hier enorm. Die Behebung eines pausierten oder blockierten Vorgangs ist für jedes Team wichtig. Deshalb kann zum Beispiel eine Swimminglane erstellt werden, in der alle Jira Issues liegen, die pausiert und seit drei Tagen nicht mehr aktualisiert wurde. So weiß das Team, dass eine Blockade existiert und schnell behoben werden sollte.

Schnellfilter, um schnell Einsicht und Zugriff zu pausierten Jira Issues zu erhalten

Zusammenfassung

Eine pauschale Antwort auf die Frage, wie Vorgänge am besten zu pausieren sind gibt es nicht. Deshalb folgt hier eine kleine Zusammenfassung der Pros und Contras der verschiedenen Methoden.

Vorteile und Nachteiler der verschiedenen Methoden, blockierte Jira Issues zu markieren

Du willst wissen, wie du noch effektiver in Jira arbeiten kannst? Im verlinkten Blogartikel findest du noch mehr Tipps und Tricks.

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