Atlassian
25.1.2024

Mit Automationen mehr aus Confluence herausholen

Dokumentieren ist lästig. Oft sind Dokumentationen veraltet. Dokumentiertes Wissen wird nicht gefunden. Kennt jeder, oder? Mit Confluence hast du schon den ersten Schritt Richtung guter Dokumentation gemacht. Jetzt zeigen wir dir, wie du mit Confluence Automationen und Integrationen den Aufwand für gute Dokus weiter reduzieren kannst und eine Knowledgebase der Extraklasse aufbaust.

Wie du durch Automation noch mehr aus deinem Confluence rausholen kannst
Wie du durch Automation noch mehr aus deinem Confluence rausholen kannst
Kim Schönrock
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Inhaltsverzeichnis
greenique Produkt- und Servicemanagement

Warum Automatisierungen in Confluence wichtig sind

Kaum jemand mag es, ständig die gleichen Aufgaben zu erledigen. Die anschließend notwendige Qualitätskontrolle ist ebenso unbeliebt. Erst recht, wenn es sich um Aufgaben rund ums Dokumentieren handelt.

Mithilfe von Automatisierungen könnt ihr Routineaufgaben – wie der Name schon sagt – automatisieren. Eure Mitarbeiter:innen werde es euch danken. Denn durch die Automationen sparen sie Zeit und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, z.B. tolle Features für eine neue App entwickeln. Zudem reduziert ihr Fehler. Denn: Menschen machen Fehler. Das ist normal. Ist eine Automation jedoch einmal korrekt eingerichtet, läuft sie 1x, 2x… 100x. Zuverlässig, mit dem immer gleichen Ergebnis. Freut euch über zuverlässige, aktuelle Daten. Und über zufriedene Mitarbeitende, die diese Ressourcen in der Knowledgebase problemlos finden und nutzen können – ohne selbst viel Aufwand bei der Erstellung gehabt zu haben.

Pflege der Knowledge Base durch Automationen
Fehlerfreie und zuverlässige Pflege der Knowledgebase mit Automationen.

Confluence automation: Feature mit Potenzial

Du nutzt die Premium oder Enterprise Variante von Confluence Cloud? Dann hast du Zugriff auf Confluence automation und damit bereits die Möglichkeit Routineaufgaben und -Funktionen zu automatisieren.

Dieses Feature ermöglicht dir u.a.

  • die Integration von anderen Werkzeugen, z.B. Microsoft Teams oder Slack.
  • den Lebenszyklus von Inhalten zu verfolgen und deine Inhalte so aktuell zu halten.
  • deine Confluence Bereiche gut strukturiert zu organisieren.
  • mithilfe automatisierter Erinnerungen auf dem Laufenden zu bleiben.

"Das Schöne an Confluence automation ist, dass es direkt in der Administrationsoberfläche mit eingebaut ist", sagt Philipp Auch, Consultant bei greenique. "Ich kann mich ganz einfach da durch klicken, auch ohne Coding-Kenntnisse."  

Confluence automation in Aktion

Natürlich gibt es zahlreiche Anwendungsfälle, die mithilfe von Confluence automation abgebildet werden können.

"Wir wollten den Bereichsverantwortlichen ein Tool an die Hand geben, das ihnen hilft, ihren Confluence Bereich aktuell zu halten", erläutert Philipp Auch einen Anwendungsfall von greenique. "Also haben wir eine Automation gebaut, mit der geprüft wird, wann eine Confluence Seite zuletzt bearbeitet wurde. Wurde sie lange Zeit nicht aktualisiert, wird ein entsprechendes Label vergeben. Der Verantwortliche wird informiert und nach bestimmten Kriterien wird eine Seite dann irgendwann entweder archiviert oder aktualisiert."

Dank der Automation wird der Confluence Bereich also aktuell gehalten und die User können sich darauf verlassen, in ihrer Knowledgebase nur gültige Informationen zu finden.

Philipp Auch, Consultant bei greenique, über der einfache Nutzung von Confluence automation.

Confluence automation meets Atlassian Intelligence

Wie einfach es ist, Automationen in Confluece automation zu erstellen, wird spätestens deutlich, wenn Atlassian Intelligence mit ins Spiel kommt. So kann der Administrator als einfachen Text schreiben, was er oder sie gern automatisieren möchte und die Künstliche Intelligenz schlägt die dazu passende Automatisisierungs-Regel vor. Diese kann natürlich nachträglich noch weiter angepasst und verfeinert werden.

"Confluence automation ist ein gutes Tool, um Confluence zu pflegen und aktuell zu halten", freut sich Philipp Auch. "Außerdem können Seiten leichter gefunden werden. Generell wird das tägliche Arbeiten erleichtert.", so der Consultant weiter.

Anwendungsbeispiel von Atlassian Intelligence in Confluence
Atlassian Intelligence erstellt eine Automation für dich in wenigen Sekunden

Automatisierungen in Confluence mit Workato

Atlassian liefert seinen Cloud Premium und Enterprise Kund:innen mit Confluence automation also bereits ein eingebautes Feature, das Automationen einfach möglich macht. Das ist großartig und für viele Anwendungsfälle sicherlich mehr als ausreichend. Wir sind jedenfalls schon jetzt Fan dieses Features, das sicherlich in nächster Zeit noch weiter ausgebaut wird.

Wer aber in seinem Confluence Automationen bauen möchte, die die unterschiedlichsten Datenquellen mit einbeziehen, der könnte mit Confluence automation an seine Grenzen stoßen. Eine iPaaS Lösung wie Workato kann da der Schlüssel zum Erfolg sein.

Anwendungsfall 1: Templates aus verschiedensten Datenquellen automatisiert vorbefüllen

Stell dir vor, du möchtest ein Template für eine Besprechungsnotiz in Confluence erstellen. Um den Aufwand für deine Mitarbeitenden möglichst gering zu halten und deine Dokumentation zu standardisieren, soll dieses Template stets vorbefüllt sein, mit Daten aus den verschiedensten Quellen. Diese Quellen könnten z.B. Jira, aber auch Saleforce und vielleicht GitHub etc. sein.

"Für so einen Anwendungsfall kann dir ein Integrationstool wie Workato helfen", erklärt René Ludwigs, Consultant des Enterprise App Teams von greenique. "Besonders, wenn man nicht nur Tools von einem Hersteller im Einsatz hat, wird so ein Integrationstool spannend. So kannst du nicht nur Daten aus den verschiedensten Quellen – ohne viele verschiedene Dritt-Apps – zusammenfließen lassen, du kannst diese Daten auch noch sehr individualisiert zusammenstellen, genau wie du sie brauchst. Denn Workato ist mehr als eine reine Datenpumpe, mit der du Daten von A nach B schickst."

Darüber hinaus kann das Template so angelegt werden, dass es direkt an der passenden Stelle im Confluence-Seitenbaum platziert wird. Die Pflege der Confluence-Struktur wird also auch direkt automatisiert mit übernommen.

Ein Template in Confluence wird aus verschiedenen Datenquellen befüllt.
Ein Template in Confluence wird aus verschiedenen Datenquellen befüllt.

Anwendungsfall 2: Knowledgebase "on the fly" bespielen

Ein vorbefülltes Template ist großartig. Aber: Der Schreibaufwand bei der Dokumentation bleibt. Und wir alle wissen: Dokumentieren ist lästig. Lasst uns also noch einen Schritt weiter gehen und nicht nur unsere Templates automatisiert befüllen, sondern gleich ganze Zusammenfassungen und Textbausteine automatisiert mit liefern.

Stell dir vor, du entwickelst ein Produkt. Dieses Produkt besteht aus Code. Du schreibst deinen Code also z.B. in Bitbucket oder GitHub. Die Projektsteuerung passiert vielleicht in Jira, vielleicht aber auch in Asana oder einem anderen Tool für das Projektmanagement. Wie wäre es, wenn Änderungen an deinem Code direkt als technische Dokumentation aufbereitet werden könnten? Anhand von Informationen aus den verschiedensten Werkzeugen, die du im Einsatz hast. Wenn du also im nächsten Schritt z.B. automatisch Release Notes für deine Kund:innen schreiben könntest?

"Wir können bei Workato mit KI-Konnektoren arbeiten, die es uns ermöglichen, Informationen aus den verschiedensten Datenquellen gut aufbereitet zusammenzufassen", sagt René Ludwigs. "Das wäre also der nächste Schritt: Man hat ein vorbefülltes Template plus zusammengefasste Informationen. Natürlich prüfe ich die Zusammenfassung nochmal. Aber ich muss nicht mehr auf einer leeren Confluence Seite mit meiner Doku starten, ich muss mir auch nicht überlegen, wo lege ich diese Seite ab. Das passiert einfach parallel."

Zusammengefasst heißt das: "Während ich arbeite, generiere ich Wissen."

Entwicklungsfortschritte werden automatisch in Confluence festgehalten.
Entwicklungsfortschritte werden automatisch in Confluence festgehalten.

Anwendungsfall 3: Strukturiert auf Wissen zugreifen

Jetzt ist das Wissen da. Es hilft uns aber nur, wenn wir es finden. Auch hier können Automationen und Integrationen helfen.

"Workato hat einen sog. Knowledge Workbot Accelerator", erläutert René Ludwigs. "Das ist eine out-of-the-Box Lösung, die man nur noch auf den eigenen Anwendungsfall konfigurieren muss. Mit diesem kann strukturiert auf vorhandenes Wissen zugegriffen werden, unabhängig von der Datenquelle."

Bedeutet: Vielleicht befindet sich das Wissen im Unternehmen nicht nur in Confluence, sondern zusätzlich noch in einer Vielzahl anderer Tools. Diese Tools nutzt Workato als Datenquelle. Wenn ein User nun an den Workbot in Teams oder Slack eine Frage stellt, z.B. "Hatten wir schonmal eine Lösung zu Problem x", dann wird die gesamte Knowledgebase geprüft. Schlussendlich kann der Workbot dem User eine Antwort liefern, die auf sämtlichen vorhandenen Daten aus den unterschiedlichsten Quellen basiert.

"So habe ich auch kein Problem, wenn ich meine Knowledgebase später einmal um andere Tools erweitere", freut sich Ludwigs. "Die Automatisierungen funktionieren trotzdem."

Kommuniziere mit dem Workbot z.B. in Teams oder Slack und erhalte Wissen aus allen Quellen eurer Knowledgebase.
Kommuniziere mit dem Workbot z.B. in Teams oder Slack und erhalte Wissen aus allen Quellen eurer Knowledgebase.

Erfolgreich automatisieren: Lege Standards fest

Egal, ob du dein Confluence mit Confluence automation oder mit Workato pimpen möchtest: Den Anfang machen Standards. "Legt euch einen Standard fest und automatisiert diesen", sagt René Ludwigs. "Die Dokumentation wird oft behandelt, wie das ungeliebte Stiefkind. Daher sollte man Mitarbeitenden frühzeitig ermöglichen, definierte Standards zu automatisieren. Andernfalls entsteht schnell Wildwuchs und der Nutzen geht verloren – besonders in schnell wachsenden Wissensdatenbanken."

René Ludwigs, Consultant bei greenique, über die Pflege deiner Knowledgebase.

Möchtest du mehr zu Confluence automation oder Workato erfahren? Dann nimm gern' Kontakt zu uns auf.

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