Warum Prozessautomatisierung so wichtig ist

Was ist Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung in Unternehmen bezieht sich auf die Integration von Technologien und Systemen, um wiederkehrende Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dabei werden manuelle Aufgaben durch Softwarelösungen ersetzt, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern. Durch die Nutzung von Prozessautomatisierungen gewinnt ihr als Unternehmen nicht nur an Produktivität, sondern könnt auch eure Wettbewerbsfähigkeit stärken und flexibler auf Veränderungen im Markt anpassen.

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Vorteile der Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierungen helfen euch bei einer Vielzahl von Problemen. Durch die Automation von repetitiven Aufgaben mit klaren Schritten und Regeln, könnt ihr Zeit und Ressourcen sparen und die Genauigkeit verbessern. Die Vorteile und Anwendungsgebiete von Prozessautomatisierungen können dabei vielfältig sein:

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• Zeitersparnis
  Die automatische Rechnungserstellung im Accounting und die Bereitstellung von Software in der Entwicklung sind Beispiele dafür, wie Zeit durch Prozessautomatisierung effizient genutzt wird.
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• Weniger Fehler und zuverlässige Daten
  Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt für konsistente Datenverarbeitung, insbesondere bei Aufgaben wie dem Extrahieren, Transformieren und Laden von Daten (ETL) oder automatisierten Berichtsversand.
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• Schneller Service
  Eine fehlerfreie und schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen durch die Unterstützung von Prozessautomatisierungen kann sich ebenfalls in einer Verbesserung des Kundenservices bemerkbar machen.
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• Entlastung der Mitarbeitenden und verbessertes Arbeitsklima
  Die Automatisierung von Personalprozessen, wie das Recruiting und die automatische Zeiterfassung, macht das Unternehmen attraktiver für Mitarbeitende, da sie sich parallel auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können.

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Warum ist die Automatisierung von Prozessen notwendig?

Prozessautomatisierung hilft langfristig, denn sie ist mit dem Unternehmenswachstum skalierbar und flexibel anpassbar. Lösungen für Prozessautomatisierung können Aufgaben in Sekundenschnelle durchführen, dadurch macht es keinen Unterschied, ob 10 oder 10.000 Aufgaben ausgeführt werden müssen — Aufgaben können parallelisiert werden, ohne spürbaren Performanceunterschied. Bei manueller Ausführung müssten zur Parallelisierung neue Mitarbeitende eingestellt werden, was ein großer Kostenfaktor wäre. Automatisierte Workflows können zudem leicht an sich ändernde Anforderungen und steigende Arbeitslasten angepasst werden. Dadurch könnt ihr Prozesse problemlos erweitern und anpassen, um mit dem Wachstum und den Veränderungen des Marktes Schritt zu halten.

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Einführen von Prozessautomatisierungen

Prozessautomatisierung gibt uns eine Vielzahl an Vorteilen, aber die größte Herausforderung besteht zunächst den Prozess zu optimieren, bevor man diesen automatisiert. Ein schlechter manueller Prozess führt letzten Endes auch zu einem schlechten automatisierten Prozess. Insofern erfordern gerade komplexe Prozesse oft eine sorgfältige Analyse und Planung, um sicherzustellen, dass diese effizient für das Unternehmen sind. Wir erleben es in der Praxis immer wieder, dass der Prozess während der Entwicklung einer Automation reflektiert, angepasst und verändert wird. Das führt im nächsten Schritt zu Verzögerungen bei der Implementierung und Problemen bei der Ausführung. Daher sollte man sich zunächst auf Abläufe einigen und diese ausprobieren, bevor die eigentliche Automation gebaut wird.

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Auswahl der passenden Automatisierungslösung

Neben der Qualität des vorliegenden Prozesses ist die eigentliche Auswahl der Automatisierungslösung und die Gestaltung von automatisierten Prozessen eine große Herausforderung, da dafür oft ein gewisses Maß an Fachwissen und Erfahrung benötigt wird. Manche werden hier schon von Markttrends und Schlagworten mitgerissen, haben aber noch keine Task-Management-Lösung, um ihre Aufgaben zu verwalten. Insgesamt sollte die Wahl der richtigen Automatisierungslösung aber auch von internen Faktoren abhängen, wie:

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• den spezifischen Anforderungen des Projekts
• den technischen Fähigkeiten des Teams
• der Komplexität der zu automatisierenden Prozesse
• den verfügbaren Ressourcen abhängen.

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Tools für die Prozessautomatisierung

In vielen Fällen kann eine Kombination verschiedener Werkzeuge sinnvoll sein, um die bestmögliche Lösung für die jeweiligen Anforderungen zu erzielen. Hier ist eine Übersicht von gängigen Technologien und Tools:

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Skripting-Sprachen

Skripting-Sprachen wie Python, PowerShell oder JavaScript werden oft genutzt, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Abläufe zu steuern sowie Daten zu verarbeiten. Sie bieten klare Syntax, sind für Entwickler:innen leicht erlernbar und vielseitig einsetzbar, von Webentwicklung bis zur Systemautomatisierung.

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Skripting-Sprachen eignen sich gut für:

• flexible und maßgeschneiderte Automatisierungslösungen
• spezifische Automatisierungsaufgaben

Mit der Skripting-Sprache Python könnt ihr zum Beispiel ein Skript schreiben, um Daten aus einer CSV-Datei zu lesen, sie zu analysieren und in eine Datenbank einzufügen.

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Workflow-Management-Tools

Workflow-Management-Tools wie Microsoft Power Automate, Nintex und Appian unterstützen bei der Modellierung, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen die Automatisierung komplexer Abläufe und die Integration von Systemen.

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Workflow-Management-Tools eignen sich gut für:

• Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse
• Regelung von Benachrichtigungen, Eskalationen und Aufgabenzuweisungen
• Zentrale Verwaltung von Projekten mit mehreren Teammitgliedern

Wenn Ihr zum Beispiel einen Genehmigungsprozess für Rechnungen oder Urlaubsanträge habt, könnt Ihr diesen Prozess mit einem Workflow-Management-Tool automatisieren, um sicherzustellen, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge an die entsprechenden Personen weitergeleitet werden.

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Robotic-Process-Automation-Tools (RPA)

RPA-Tools (UiPath, Automation Anywhere und Blue Prism) ermöglichen die Automatisierung von repetitiven Aufgaben durch Software-Roboter, die auf Benutzeroberflächen zugreifen, Daten verarbeiten und Transaktionen durchführen können.

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RPA eignet sich besonders gut für:

• repetitive, regelbasierte Aufgaben
• Aufgaben, die den Zugriff auf und die Interaktion mit Benutzeroberflächen erfordern (z.B. die Eingabe von Daten in Legacy-Anwendungen oder Navigieren auf Websites)

RPA kann verwendet werden, um Rechnungen zu überprüfen, Daten in verschiedene Systeme zu übertragen oder Daten aus E-Mails zu extrahieren und in Datenbanken einzufügen.

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Integration-Platform-as-a-Service-Tools (iPaaS)

iPaaS-Tools oder Integrationsplattformen (Workato, MuleSoft, Dell Boomi) ermöglichen eine nahtlose Verbindung verschiedener Anwendungen, Systeme und Datenquellen. Sie unterstützen die Automatisierung von Datenflüssen, die Synchronisierung von Daten und die Integration von Geschäftsprozessen.

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iPaaS ist eine geeignete Lösung für:

• nahtlose Integration von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen und Datenquellen
• komplexe Workflows, die Daten- und Prozessintegration erfordern

Wenn ihr zum Beispiel Daten aus einer E-Commerce-Plattform in euer CRM-System übertragen und gleichzeitig Bestandsdaten mit eurem Lagerverwaltungssystem synchronisieren möchtet, kann iPaaS die Datenintegration und Synchronisierung automatisieren. Dabei muss das Ganze nicht direkt von Entwickler:innen durchgeführt werden.

Ein passendes Tool für diese Prozessautomatisierung ist Workato. Workato hat eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche, um Automatisierungen zu erstellen, sowie eine Vielzahl von vorgefertigten Integrationen und Templates, um den Einstieg für Anwender:innen aus den Fachbereichen zu erleichtern. Hierbei können neben der IPaaS Funktionalität in Workato RPA Methodiken, Low-Code Apps, Chatbots und Skripting Sprachen nach Bedarf integriert werden, sodass wir Workato als Schweizer Taschenmesser für die Prozessautomatisierung sehen.

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Wie mit der Prozessautomatisierung starten?

Trotz einiger Herausforderungen bietet die Prozessautomatisierung zahlreiche Vorteile, darunter:

• eine geringere Fehleranfälligkeit
• verbesserten Kundenservice
• Effizienzsteigerung
• Zeit- und Kostenersparnis
• erhöhte Skalierbarkeit und Flexibilität

Daher ist die Prozessautomatisierung ein wichtiger Schritt, um die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz von Unternehmen zu steigern.

Wir als greenique helfen dir gerne deine Prozesse zu automatisieren und das richtige Tool dafür zu identifizieren. Bei Bedarf unterstützen wir dich auch bei der Entwicklung von individuellen Automatisierungen.

Schreib uns eine Mail an service@greenique.de oder erstelle ein Ticket in unserem Servicedesk mit euren Problemen und gemeinsam finden wir eine Lösung.

Bist du schon einen Schritt weiter und möchtest dich über konkrete Tools informieren, kannst du dir bei uns eine Demo buchen. Wir als eure Experten für Produkt- und Servicemanagement haben für dich schon die verschiedenen Tools auf dem Markt evaluiert und können euch neben der Prozessberatung auch konkrete Lösungsberatung zu gewissen Tools anbieten. Gemeinsam können wir dann identifizieren, ob das jeweilige Tool für eure Problemstellung einen Mehrwert liefert.