Warum Prozessautomatisierung so wichtig ist

So macht Prozessautomatisierung Unternehmen effektiver

Prozessautomatisierung hilft euch bei einer Vielzahl von Problemen. Durch die Automation von repetitiven Aufgaben mit klaren Schritten und Regeln Zeit und Ressourcen gespart und die Genauigkeit verbessert werden kann. Das kann so aussehen:

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• Zeitersparnis in Jeder Abteilung
  Für das Accounting bedeutet das zum Beispiel die automatische Rechnungserstellung und -versendung. In der Softwareentwicklung handelt es sich dabei häufig um die automatischen Bereitstellung von Software und die Prüfung von Code nach vordefinierten Regeln.
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• Weniger Fehler und zuverlässige Daten
  Menschliche Fehler und deren manchmal fatale Auswirkungen können minimiert werden, da die Automatisierungstechnologien weniger anfällig für Fehler sind. Dies können simple Zahlendreher bei der Eingabe von Daten zwischen zwei Systemen sein, wodurch kleine Abweichungen in einem Bericht entstehen und die Fehlerquelle schwer zu identifizieren ist. Daher wird Prozessautomatisierung auch häufig genutzt um Datenverarbeitungsaufgaben wie das Extrahieren, Transformieren und Laden von Daten (ETL) oder die automatische Erstellung und Versendung von Berichten zu automatisieren.
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• Schneller Service
  Durch eine fehlerfreie und schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen kann sich daher auch in einer Verbesserung des Kundenservices bemerkbar machen.
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• Entlastet mitarbeiter und besseres Arbeitsklima
  Werden Prozesse im Personalbereich, wie das Recruiting, die Zeit Erfassung und die Erfassung von Mitarbeiterfeedback automatisiert, wird das Unternehmen attraktiver für die eigenen und zukünftigen Mitarbeiter.
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Prozessautomatisierung hilft langfristig, denn sie ist mit dem Unternehmenswachstum skalierbar und flexibel anpassbar. Lösungen für Prozessautomatisierung können Aufgaben in Sekundenschnelle durchführen, dadurch macht es keinen Unterschied ob 10 oder 10.000 Aufgaben ausgeführt werden müssen — Aufgaben können parallelisiert werden und ohne spürbaren Performanceunterschied. Bei manueller Ausführung müssten zur Parallelisierung neue Mitarbeiter eingestellt werden, was ein großer Kostenfaktor wäre. Automatisierte Workflows können zudem leicht an sich ändernde Anforderungen und steigende Arbeitslasten angepasst werden. Dadurch könnt ihr Prozesse problemlos erweitern und anpassen, um mit dem Wachstum und den Veränderungen des Marktes Schritt zu halten.

Das Fundament eurer Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung gibt uns eine Vielzahl an Vorteilen, aber die größte Herausforderung besteht zunächst den Prozess zu optimieren bevor man diesen automatisiert. Ein schlechter manueller Prozess führt letzten Endes auch zu einem schlechten automatisierten Prozess. Insofern erfordern gerade komplexe Prozesse oft eine sorgfältige Analyse und Planung, um sicherzustellen, dass diese effizient für das Unternehmen sind. Wir erleben es in der Praxis immer wieder, das der Prozess während der Entwicklung einer Automation reflektiert, angepasst und verändert wird. Das führt im nächsten Schritt zu Verzögerungen bei der Implementierung und Problemen bei der Ausführung. Daher sollte man sich zunächst auf Abläufe einigen und diese ausprobieren bevor die eigentliche Automation gebaut wird.

Neben der Qualität des vorliegenden Prozesses ist die eigentliche Auswahl der Automatisierungslösung und die Gestaltung von automatisierten Workflows eine große Herausforderung, da dafür oft ein gewisses Maß an Fachwissen und Erfahrung benötigt wird. Manche werden hier schon von Marktrends und Schlagworten mitgerissen, haben aber noch keine Task-Management-Lösung, um ihre Aufgaben zu verwalten. Insgesamt sollte die Wahl der richtigen Automatisierungslösung aber auch von internen Faktoren wie den spezifischen Anforderungen des Projekts, den technischen Fähigkeiten des Teams, der Komplexität der zu automatisierenden Prozesse und den verfügbaren Ressourcen abhängen. In vielen Fällen kann auch eine Kombination verschiedener Werkzeuge sinnvoll sein, um die bestmögliche Lösung für die jeweiligen Anforderungen zu erzielen. Hier ist eine übersicht von gängigen Technologien und Tools:

Skripting-Sprachen

Skripting-Sprachen wie Python, PowerShell oder JavaScript werden oft genutzt, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Abläufe zu steuern sowie Daten zu verarbeiten. Sie bieten klare Syntax, sind für Entwickler leicht erlernbar und vielseitig einsetzbar, von Webentwicklung bis zur Systemautomatisierung.

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Stärken:

• Plattformunabhängigkeit.
• Umfangreiche Bibliotheken.
• Community-Unterstützung.

Schwächen:

• Sind aufgrund der Interpretation zur Laufzeit langsamer.
• Kompatibilitätsprobleme durch Abhängigkeiten.
• Potenzielles Sicherheitsrisiko, wenn die Skripte nicht sorgfältig überprüft werden.

Skripting-Sprachen eignen sich gut für:

• flexible und maßgeschneiderte Automatisierungslösungen
• spezifische Automatisierungsaufgaben

Mit der Skripting-Sprache Python könnt ihr zum Beispiel ein Skript schreiben, um Daten aus einer CSV-Datei zu lesen, sie zu analysieren und in eine Datenbank einzufügen.

Workflow-Management-Tools

Workflow-Management-Tools wie Microsoft Power Automate, Nintex und Appian unterstützen bei der Modellierung, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen die Automatisierung komplexer Abläufe und die Integration von Systemen.

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Stärken:

• Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Höhere Effizenz und weniger Fehler.
• Fördern die Zusammenarbeit und Aufgabenverteilung.
• Überwachung von Fortschritt.
• Analysedaten sammeln.

Schwächen:

• komplexe Einrichtung und Konfiguration.
• Spezialisierten Kenntnisse sind erforderlich.
• höhere Kosten, insbesondere für Unternehmenslösungen.

Workflow-Management-Tools eignen sich gut für:

• Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse.
• Regelung von Benachrichtigungen, Eskalationen und Aufgabenzuweisungen.
• Zentrale Verwaltung von Projekten mit mehreren Teammitgliedern.

Wenn Ihr zum Beispiel einen Genehmigungsprozess für Rechnungen oder Urlaubsanträge habt, könnt Ihr diesen Prozess mit einem Workflow-Management-Tool automatisieren, um sicherzustellen, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge an die entsprechenden Personen weitergeleitet werden.

Robotic-Process-Automation-Tools (RPA)

RPA-Tools (UiPath, Automation Anywhere und Blue Prism) ermöglichen die Automatisierung von repetitiven Aufgaben durch Software-Roboter, die auf Benutzeroberflächen zugreifen, Daten verarbeiten und Transaktionen durchführen können.

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Stärken:

• Erhebliche Zeitersparnis für Mitarbeiter.
• Reduzierung von Fehlern und die Skalierbarkeit.
• Hoher Effizienzgewinn.

Schwächen:

• Hohe Anfangskosten.
• Implementierung Anspruchsvoll.
• Erforderlichen Fachwissen.
• Angewiesen auf vordefinierte Regeln und Muster.

RPA eignet sich besonders gut für:

• Repetitive, regelbasierte Aufgaben.
• Aufgaben, die den Zugriff auf und die Interaktion mit Benutzeroberflächen erfordern. (z.B. die Eingabe von Daten in Legacy-Anwendungen oder Navigieren auf Websites)

RPA kann verwendet werden, um Rechnungen zu überprüfen, Daten in verschiedene Systeme zu übertragen oder Daten aus E-Mails zu extrahieren und in Datenbanken einzufügen.

Integration-Platform-as-a-Service-Tools (iPaaS)

iPaaS-Tools oder Integrationsplattformen (Workato, MuleSoft, Dell Boomi) ermöglichen eine nahtlose Verbindung verschiedener Anwendungen, Systeme und Datenquellen. Sie unterstützen die Automatisierung von Datenflüssen, die Synchronisierung von Daten und die Integration von Geschäftsprozessen. Beispiele für Integrationsplattformen sind .

Stärken:

• Reibungslose Integration verschiedener Anwendungen und Datenquellen.
• Zeitersparnis durch die Automatisierung von Datenflüssen und -transformationen.
• Skalierbarkeit mit wachsenden Anforderungen.
• Entwickler Kenntnisse je nach Tool nicht nötig.

Schwächen:

• Integration verschiedener Systeme kann komplex sein.
• Spezialisierte Kenntnisse erfordern.
• Abhängigkeit von einem Anbieter.
• Variierende Preise je nach anbieter.

iPaaS ist eine geeignete Lösung für:

• Nahtlose Integration von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen und Datenquellen
• Komplexe Workflows, die Daten- und Prozessintegration erfordern

Wenn ihr zum Beispiel Daten aus einer E-Commerce-Plattform in euer CRM-System übertragen und gleichzeitig Bestandsdaten mit Ihrem Lagerverwaltungssystem synchronisieren möchten, kann iPaaS die Datenintegration und Synchronisierung automatisieren. Hierbei muss das Ganze nicht direkt von Entwicklern durchgeführt werden. Hierfür bietet zum Beispiel das iPaaS-Tool Workato ein benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche, um Automatisierungen zu erstellen, sowie eine Vielzahl von vorgefertigten Integrationen und Templates, um den Einstieg für Anwender aus den Fachbereichen zu erleichtern. Hierbei können neben der IPaaS Funktionalität in Workato RPA Methodiken, Low-code Apps, Chatbots und Skripting Sprachen nach Bedarf integriert werden, sodass wir Workato als Schweizer Taschenmesser für Prozessautomatisierung sehen.

Prozessautomatisierung. Mit greenique.

Trotz einiger Herausforderungen bietet die Prozessautomatisierung zahlreiche Vorteile, darunter eine geringere Fehleranfälligkeit, verbesserten Kundenservice, Effizienzsteigerung, Zeit- und Kostenersparnis sowie erhöhte Skalierbarkeit und Flexibilität. Daher ist die Prozessautomatisierung ein wichtiger Schritt, um die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz von Unternehmen zu steigern. Wir als greenique helfen dir gerne deine Prozesse zu automatisieren und das richtige Tool dafür zu identifizieren. Bei Bedarf unterstützen wir dich auch bei der Entwicklung von individuellen Automatisierung. Schreib uns eine Mail an service@greenique.de oder erstelle ein Ticket in unserem Servicedesk mit euren Problemen und gemeinsam finden wir eine Lösung.

Bist du schon einen Schritt weiter und möchtest dich über konkrete Tools informieren, kannst du dir bei uns eine Demo buchen. Wir als euer Experten für Produkt- und Servicemanagement haben für dich schon die verschiedenen Tools auf dem Markt evaluiert und können euch neben der Prozessberatung auch konkreter Lösungsberatung zu gewissen Tools anbieten. Gemeinsam können wir dann identifizieren, ob das jeweilige Tool für eure Problemstellung einen Mehrwert liefert.

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