JIRA VORGÄNGE PAUSIEREN

Methoden & Tipps für Admins und Anwender

Andrej Consulting Produktmanagement

In Jira können verschiedenste Arbeitsabläufe, Masken und Felder abgebildet werden. Somit kann es der eigenen Arbeitsweise individuell angepasst werden. Oft ist es unumgänglich einen Vorgang in seinem Bearbeitungsablauf zu pausieren. In Jira Service Management Projekten ist das recht einfach. Hier erstellt man ein Service Level Agreement SLA und konfiguriert es nach bestimmten Kriterien. Das SLA wird auf Basis dieser Kriterien einfach pausiert. In anderen Projekttypen ist es etwas komplexer. Darum möchte ich hier einige Methoden vorstellen, einen Vorgang zu pausieren – als Admin oder als Anwender. 

Neue Status

Der wohl am offensichtlichsten zu erscheinende Weg einen Vorgang zu pausieren, ist die Verwendung eines gesonderten Status. Also Arbeitsabläufe mit der Möglichkeit jederzeit in den Status Wartend oder Pausiert zu wechseln. Um dies jedoch umzusetzen, wird die Unterstützung eines Systemadministrators benötigt. Auch wenn diese Lösung – abgesehen vom administrativen Aufwand – sinnvoll erscheint, geht bei diesem Ansatz eine wichtige Information am Vorgang selbst verloren.

Wo war der Vorgang vorher und wie bekomme ich ihn dorthin zurück, ohne ihn in einen falschen Status zu schieben? Ein Problem, das besonders in komplexeren Arbeitsabläufen auftreten könnte – bei diesem Ansatz aber nicht das einzige. Fraglich ist, wie unterscheide ich verschiedene Gründe zu pausieren? Wie verhindere ich, dass jemand ein Ticket pausiert, nur um aus dem pausierten Status die unangenehmen Arbeitsschritte zu umgehen?

Jira Vorgang Status

Labels zur Selbstorganisation nutzen

Labels bzw. Stichwörter sind ein mächtiges Feld, über das jeder Benutzer sich verwalten kann. Hier werden ähnlich wie bei Hashtags Begriffe hinzugefügt. Bei Eingabe werden ähnliche, bereits existierende Labels zur Auswahl vorgeschlagen. Möchte ein Team kurzfristig die Möglichkeit haben seine pausierten Vorgänge zu markieren, ist es einfach auf dieses Feld zurückzugreifen. Man einigt sich auf ein bestimmtes Label und fügt dieses kurzerhand an Vorgängen an bzw. entfernt es wieder. So weiß jeder, der den Vorgang betrachtet, ob dieser pausiert ist.
Anhand verschiedener Labels können verschiedene Gründe zu pausieren definiert werden und der Arbeitsablauf kann nicht umgangen werden.

Jira Vorgang Label

Benutzerdefinierte Felder liefern eindeutige Filterergebnisse

Auch wenn Label eine schöne Möglichkeit sind Vorgänge zu markieren, eignet sich diese Methode nicht für jeden Anwendungsfall. Es kann auch helfen ein Custom Feld in Form einer Checkbox zu erzeugen, die z.B. „pausiert“ oder „pending“ heißt. Dafür benötigt man jedoch administrative Rechte. In den folgenden Schritten erläutere ich kurz, wie man ein solches Feld hinzufügt:

  1. Zunächst überprüft man für welche Vorgangsmasken dieses Feld benötigt wird. In unserem Fall, erhält das Projekt OS als einziges eine solche Markierung. Als Projektadministrator hat man die Möglichkeit, sich alle Masken anzeigen zu lassen. Diese Seite sollte am besten parallel geöffnet bleiben.
  2. Man navigiert zu ⚙️ → Vorgänge → Benutzerdefinierte Felder und überprüft zunächst, ob es bereits ein ähnliches Feld vom Typ Radiobutton, Checkbox oder Single Select Liste gibt.
  3. Falls nicht, wird eines erstellt. In unserem Beispiel wähle ich eine Checkbox und nenne sie Pausiert. Die einzige Option, die ich ihr gebe ist „ja“. Bei einem Radiobutton oder einer Select Liste bräuchte man jedoch zwei Optionen (sofern „keine“ nicht ebenfalls als Option erlaubt sein soll).
    ⚠️ Im Deutschen heißt die Checkbox „Kontrollkästchen“. Wer sie also nicht auf Anhieb findet, kann versuchen danach zu suchen.
  4. Auf der nachfolgenden Oberfläche können alle relevanten Masken aus 1. ausgewählt werden, damit das Feld auf diesen hinzugefügt wird.
  5. Nun hat man eine Markierung, die nach belieben aus- und abgewählt werden kann.
Jira Vorgang Felder Filter

Flags in Jira Software

Im Vergleich zu Jira Service Management bietet Jira Software durch seine Kanban und Scrum Boards weitere Möglichkeiten einen Vorgang zu pausieren. Hier werden alle Vorgänge eines Filters als kompakte Karten angezeigt und ermöglichen eine schnelle Identifikation begonnener Tätigkeiten. Begonnenes wird schneller fertig. Es ist zudem offensichtlich, wenn zu viel parallel bearbeitet wird.

Durch einen Rechtsklick kann der User auf weitere Features eines Vorganges zugreifen. Darunter sind die zwei Einträge Kennzeichen hinzufügen und Flag und Kommentar hinzufügen. Egal, welches von beiden man wählt: die Karte wird hinterher Gelb eingefärbt und ihr Prioritätssymbol wechselt zu einer kleinen roten Flagge.

Hat man den zweiten Punkt Flag und Kommentar hinzufügen gewählt, erhält man zusätzlich die Möglichkeit den Grund, weswegen dieser Vorgang nun geflaggt wurde, hinzuzufügen. Selbst wenn dieser für mehrere Wochen die Flagge behält, weiß man dadurch immer noch, weshalb er überhaupt markiert und pausiert wurde.

Jira Vorgang Flags

Auch Kanban Karten kann man mit Farben markieren. Diese äußern sich durch eine farbliche Hervorhebung am linken Rand. Wenn ein bestimmtes Label gesetzt wird, wie z.B. pending, oder die Karte geflaggt wird, kann zusätzlich dazu eine farbliche Hervorhebung eingesetzt werden, um zu signalisieren, dass die Karte Pending ist.

Der große Vorteil an dieser Variante: es gibt keine zweite Markierung auf dem Kanban Board, die so aussieht. Sie ist ziemlich auffällig. Außerdem kann man sich hierfür – genau wie für Labels oder ein benutzerdefiniertes Feld – einen Filter erstellen, der pausierte Vorgänge findet.

Jira Vorgang Flags 2

Besonders für Verantwortliche des Projekt- oder Teamerfolgs (Projektleiter oder Scrum Master) ist es interessant, zu wissen, welche Vorgänge pausiert wurden, um bei der Behebung der Ursache zu helfen.

Aber…

… leider lässt sich dieses Flag nur über das Board setzen und wieder entfernen. Man kann hier jedoch schnell Abhilfe schaffen, indem man auf eine der folgenden drei Möglichkeiten zurückgreift:

  1. Zwei globale selbstreferenzierte Statusübergänge
  2. Eine Automatisierungsregel mit Automation for Jira
  3. Ein Scriptrunner for Jira Skript

Egal, welchen der drei Wege ihr einschlagen wollt, mit jedem erhaltet ihr die Möglichkeit das Flag auch über die Oberfläche der Vorgangsdetails zu generieren. Solltet ihr mehr hierüber wissen wollen, lasst es uns gerne wissen.

Übersichtlichkeit auf dem Kanban Board

Zusätzlich zu den Informationen innerhalb eines Vorgangs kann es helfen sie auf einem Kanban Board etwas offensichtlicher darzustellen. Entweder zeigt man den neuen Status als separate Spalte an, stellt Labels oder benutzerdefinierte Felder auf den Karten mit dar oder filtert auf diese Vorgänge, um passende Schnellfilter, Swimminglanes oder Kartenfarben zu erzeugen.

Die Möglichkeiten sind auch hier enorm. Die Behebung eines pausierten oder blockierten Vorgangs ist für jedes Team wichtig. Deshalb kann zum Beispiel eine Swimminglane erstellt werden, in der alles liegt, das pausiert und seit drei Tagen nicht mehr aktualisiert wurde. So weiß das Team, dass eine Blockade existiert und schnell behoben werden sollte.

Jira Vorgang Kanban

Zusammenfassung

Eine pauschale Antwort auf die Frage, wie Vorgänge am besten zu pausieren sind, gibt es nicht. Deshalb folgt hier eine kleine Zusammenfassung der Pros und Contras der verschiedenen Methoden:

Jira Vorgang Fazit

Über Andrej

Bei der greenique habe ich in der Softwareentwicklung gestartet und schnell meinen Weg ins Consulting gefunden. Hier berate ich seit mehreren Jahren Prozesse und Vorgehen im Bereich Produktentwicklung- und management. Als Chapter Lead für das Consulting kümmere ich mich gemeinsam mit den anderen Consultants um die Verbesserung und Vereinheitlichung unserer Beratungsstrategien.

  • On 23. Februar 2021
Tags: Jira