„Wir haben uns am Markt umgeschaut. Confluence ist im Bereich Kollaboration sehr gefragt und wird auch im Rahmen der Digitalisierung stark genutzt. Wir stellen uns den Themen Digitalisierung, Schnelligkeit und Agilität ebenfalls und da passte das wie ein Puzzleteil."

Gordon Schmidt,

Senior Executive Manager Information Technology, Martin Braun KG

Weltweite Zusammenarbeit - einfach unkompliziert

Martin Braun führt Confluence als strategisches Werkzeug für die Zusammenarbeit in der Unternehmensgruppe ein

Die Martin Braun-Gruppe wächst. Als die Unternehmensgruppe den belgischen Tiefkühlbackwarenhersteller Diversi Foods übernimmt, steht die IT-Abteilung vor der Herausforderung dessen IT-Systeme in die Gruppeninfrastruktur zu integrieren. Damit das reibungslos gelingt und alle Beteiligten an verschiedenen Standorten effizient zusammenarbeiten können, führt Martin Braun eine neue Plattform für Zusammenarbeit ein: Confluence. Unterstützt werden sie dabei von OEDIV und greenique aus Bielefeld.

„Wir brauchten schnell ein Tool, mit dem wir gruppenweit arbeiten konnten“, erinnert sich Holger Ritter an den Anfang des Projekts. Ritter ist IT-Projektleiter bei der Martin Braun KG und hat die Einführung von Confluence maßgeblich mitbestimmt. „Diversi Foods gehört seit Februar 2018 zur Martin Braun-Gruppe, war aber bislang noch nicht in die IT-Strukturen der Firmengruppe integriert.“

Das soll sich ändern. In einem ersten Projektschritt wird die gesamte Serverstruktur der Belgier ins Rechenzentrum der Gruppe integriert. „Wir können dabei aber nicht von einem ‚Rüberbringen‘ oder ‚einfachen Kopieren‘ sprechen. Vielmehr war eine richtige Transformation der Systeme notwendig“, erinnert sich Gordon Schmidt, IT- Leiter bei Martin Braun. Betraut sind mit der Aufgabe Personen an fünf Standorten in Belgien, Deutschland und Spanien.

„Die Herausforderung bei diesem Projekt ist also neben dem technischen Umfang vor allem die, alle Beteiligten in einen Projektraum zu bringen, in dem sie sich wiederfinden und der auch dieser komplizierten
Struktur gerecht wird. Und da hat Confluence uns wirklich überzeugt“, findet Schmidt.

„Das ist eine sehr harmonische Zusammenarbeit, weil sich greenique wirklich auf uns einlässt. Sie unterstützen uns bedarfsgenau und bringen auch eine gewisse Flexibilität und Kurzweiligkeit mit.“ – Gordon Schmidt

Ideale Plattform für Zusammenarbeit

Confluence ist in der Martin Braun-Gruppe so aufgebaut, dass prinzipiell jeder involvierte Mitarbeiter weltweit darauf zugreifen kann. „Wir wollten eine unbefangene, offene und transparente Art der Zusammenarbeit aufbauen“, begründet Schmidt diese Vorgehensweise.

Für das Diversi Foods Projekt wurde also ein eigener Projektbereich angelegt. „Da ist alles drin, in einer übersichtlichen und transparenten Struktur“, freut sich der IT-Leiter.

Tatsächlich sind in dem Bereich Dinge wie eine Roadmap, der Projektplan und Projektanträge, Organisatorisches, Ist-Analysen zur aktuellen IT-Struktur oder auch Dialoge zu bestimmten Themen zentral abgelegt. Das Ergebnis: „Wir haben bisher in keiner Telefonkonferenz darüber diskutiert, was der aktuelle Stand ist. Das vereinfacht das Leben ungemein“, sagt Ritter lachend. „Man kennt das ja: Man hat ein Office-Dokument mit verschiedenen Bearbeitungsständen und keiner weiß, welches gerade aktuell ist. Das findet einfach nicht mehr statt. Es ist herrlich.“ Sein Kollege Schmidt ergänzt: „Wir sind nicht nur telefonisch mit den Kollegen aus Belgien und Spanien verbunden, sondern alle sehen auch die komplette Projektdokumentation, sehen offene Themen mit Daten und Zuständigkeiten. Das ist eine vollkommen einfache und wirkungsvolle Art mit Kollegen, die irgendwo in Europa sitzen, an einem gemeinsamen Thema zu arbeiten.“

Rundum-Betreuung dank externem Hosting

Die Entscheidung, Confluence als Grundlage für die Zusammenarbeit bei diesem wichtigen Projekt zu nutzen, sei schnell gefällt worden, erinnern sich die beiden. Einerseits waren im Unternehmen ohnehin schon einige Lizenzen vorhanden, das Werkzeug war also nicht vollkommen unbekannt. Wirklich überzeugt habe aber vor allem die Tatsache, dass es sich auch schnell und einfach für die gesamte Gruppe zur Verfügung stellen ließ. Und das nach einem bewährten Konzept: „Als wir uns dazu entschieden hatten, Confluence als ‚Gruppentool‘ zu etablieren, haben wir unsere vorhandenen Lizenzen aufgestockt und die Server im Rechenzentrum der OEDIV genutzt“, erklärt Schmidt. Denn: „Mit OEDIV arbeiten wir seit 20 Jahren sehr gut zusammen. Die wichtigsten Systeme haben wir alle dort. Das gehört zu unserer IT-Strategie.“

Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand, erklärt Holger Ritter: „Wenn etwas bei OEDIV gehostet wird, dann kann weltweit darauf zugegriffen werden, ohne dass wir groß in unsere eigene Infrastruktur eingreifen müssen.“ Schmidt ergänzt: „Außerdem ist die Betreuung der Lösung so rund um die Uhr gewährleistet. Das könnten wir selbst gar nicht leisten.“

Die IT-Abteilung der Martin Braun KG erhält also ein „Rundum-Sorglos-
Paket“ von seinem Hosting Partner.

Atlassian Partner on demand

Obwohl Confluence im Unternehmen nicht neu war und prinzipiell sowohl in der Administration als auch in der Anwendung recht intuitiv zu bedienen ist, haben sich Ritter und Schmidt für die gruppenweite Einführung neben OEDIV auf Empfehlung einen weiteren Partner ins Haus geholt: greenique. Die Bielefelder IT-Experten sind zertifizierter Atlassian Platinum Solution Partner und damit der ideale Ansprechpartner für sämtliche Softwarelösungen des Herstellers, zu denen auch Confluence gehört.

greenique fungiert in der gesamten Projektphase als Berater, vermittelt wichtige Grundlagen in Workshops und bringt immer wieder neue Impulse und Ideen für konkrete Anwendungsfälle ein: „Das ist eine sehr harmonische Zusammenarbeit, weil sich greenique wirklich auf uns einlässt. Sie unterstützen uns bedarfsgenau und bringen auch eine gewisse Flexibilität und Kurzweiligkeit mit“, freut sich IT-Leiter Schmidt und Holger Ritter findet: „Wir sind einfach auf einer Wellenlänge.“

Die gesamte Zusammenarbeit funktioniere einwandfrei und die Tatsache, dass greenique und OEDIV zwei unterschiedliche Firmen sind, falle ihm als Kunde gar nicht auf, sagt Ritter: „Ich habe auf beiden Seiten kompetente Ansprechpartner und bekomme die Infos, die ich brauche. Egal, an wen ich mich wende. Das ist für uns effizient und zielführend.“ Und genau so ist die Kooperation der Bielefelder auch gedacht, erklärt Roland Joeriskes, Geschäftsbereichsleiter von greenique: „Wir bieten unseren Kunden gemeinsam mit OEDIV ein Komplettpaket vom Hosting, über die Einführung der Plattformen bis hin zum Enablement an. Der Kunde wird dabei für jeden Schritt von dem passenden Experten begleitet. Obwohl die Lösung von zwei Parteien eingeführt wird, bleibt die Umsetzung für den Kunden unkompliziert, da wir als eingespieltes Team fungieren.“

Viel Potenzial

Beim Diversi Foods Projekt ist Confluence längst als Grundlage für die Zusammenarbeit etabliert. Egal ob an den Standorten von Diversi Foods getestet wird, ob Aufgaben koordiniert werden müssen oder ob die nächsten Stufen in diesem komplexen Projekt angegangen werden: dokumentiert und diskutiert wird über Confluence.

Doch damit nicht genug. Die Arbeit mit Confluence wird künftig in der Martin Braun-Gruppe weiter intensiviert. „Wir sehen Confluence als strategisches Produkt, das wir noch wesentlich flächendeckender einsetzen wollen“, erklärt IT-Leiter Schmidt. Dank der Beratung durch greenique wird Martin Braun Confluence z.B. auch im Bereich des Qualitätsmanagements einsetzen. Zudem wird „die Kombination mit Jira diskutiert. Denn wir wollen die Zusammenarbeit noch ausdehnen in Richtung Projektmanagement und Ticketmanagement“, sagt Schmidt. Er und sein Team haben jede Menge Ideen, was sie mit den Atlassian Produkten umsetzen können und freuen sich, mit OEDIV und greenique kompetente Partner an ihrer Seite zu haben. „Die Entwicklung, die das genommen hat, hat mich in den letzten Monaten sehr gefreut. Das hat uns wirklich weitergebracht und darf gern fortgesetzt werden“, resümiert Schmidt.

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  • On 8. Oktober 2019
Tags: Atlassian, Confluence, Knowledge Management, OEDIV, Partner