Customer Success: Wissensmanagement bei nobilia

Customer Success: Wissensmanagement bei nobilia

nobilia Wissensmanagement Confluence

Zentrales Wissen statt einzelner Kopfmonopole

greenique unterstützt Küchenhersteller nobilia beim Relaunch seiner Wissensdatenbank 

Die IT-Abteilung von Küchenhersteller nobilia arbeitet bereits erfolgreich mit Confluence als Dokumentationsplattform. Als schließlich immer mehr Abteilungen das System nutzen möchten – angesteckt von der einfachen Bedienung und der praktischen Zusammenarbeit – muss eine neue Struktur mit neuem Nutzungskonzept her. Geschafft wurde dieser Relaunch in Zusammenarbeit mit greenique. 

Das Projektziel bestand darin, das bereits vorhandene Standard-Confluence so anzupassen und zu erweitern, dass nicht nur die ursprünglichen rund 60 Benutzer der IT-Abteilung damit arbeiten können, sondern eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht werden würde. Mit der zentralen Plattform können „Informationen an einem Punkt gesammelt werden. Wir haben oft das Problem, dass Dokumentation an unterschiedlichen Stellen gespeichert ist und kaum zielgerichtet aufgerufen werden kann,“ so Reers. „In der Regel gibt es auch keine Querverknüpfungen, weil es sich um eine Vielzahl an Office-Dateien handelt und wir dadurch die Zusammenhänge nur umständlich abbilden können. Das soll mit dem neuen Confluence anders werden.“

André Eikermann, Confluence-Experte bei greenique, erklärt passend dazu: „Es passieren immer wieder Fehler, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen oder veralteten Versionen von Dokumenten arbeiten oder Dokumente an verschiedenen Orten gepflegt und später zusammengeführt werden. Mit Confluence als Wiki werden solche Redundanzen leicht vermieden. Außerdem können auch Office-Dokumente einfach eingebunden werden. Ihre Inhalte sind dank automatischer Indizierung sogar über die Suchfunktion im Wiki auffindbar. Organisationen können so abteilungsübergreifend ganz bequem zusammenarbeiten.“

Partner mit Erfahrung

Während Reers die Standard-Einführung des Confluence in Eigenregie durchgeführt hat, wollte er für die Erweiterung und das „Make-Over“ einen professionellen Partner an seiner Seite. Er habe anderswo gesehen, was mit Confluence außerhalb des Standards alles möglich sei und gemerkt: „Das bekommen wir so intern nicht hin. Da fehlen uns Ressourcen und Kenntnisse.“
Entschieden hat sich nobilia schließlich für den Atlassian Gold Solution Partner greenique aus Bielefeld. Neben dem Preis-Leistungsverhältnis und der offensichtlichen Souveränität freut sich Reers bei seinem Partner auch über die räumliche Nähe. „Das ist einfach unschlagbar. Die Nähe und gute Erreichbarkeit sind ein entscheidender Pluspunkt.“

nobilia Wissensmanagement Confluence Reers

„Die Zusammenarbeit mit greenique funktioniert einfach – fachlich ebenso wie persönlich.“ Volker Reers, nobilia

Um zielführend arbeiten zu können, haben die Experten von greenique zusammen mit nobilia den Projekt-Scope festgelegt. „Sie mussten verstehen wo wir hin wollen bzw. was unsere Zielsetzung ist,“ erinnert sich Reers. Auf dieser Basis hat greenique ein Konzept entwickelt, indem klar dargestellt wurde, wie weit das Standard-Confluence für das nobilia-Vorhaben ausreichen würde und wo mit entsprechenden Add-Ons zusätzliche Funktionalitäten gewonnen werden könnten. Das Ergebnis sei so zufriedenstellend gewesen, dass zeitnah ein Prototyp entworfen werden konnte und somit der erste Meilenstein erreicht wurde.

Als schließlich auch noch die Datenmigration vom alten aufs neue Confluence reibungslos verlief und das „Going-Live“ der neuen Plattform problemlos über die Bühne ging, war Reers vollends zufrieden mit seinem Partner greenique: „Ich bin sehr zufrieden mit dem Projektverlauf,“ sagt er. „Alle Kollegen auf Ihrer Seite sind sehr freundlich, sehr kompetent, hilfsbereit und immer ansprechbar. Sie sind für uns ein verlässlicher Partner und deswegen freue ich mich auch auf die weitere Zusammenarbeit über dieses Projekt hinaus.“
Individuelle Anpassung durch Add-Ons

Ein besonderes Leistungsmerkmal der neuen Umgebung sind die ergänzenden Add-Ons. Über den sogenannten Atlassian Marketplace hat greenique – zugeschnitten auf die Bedürfnisse von nobilia – eine Reihe dieser zusätzlichen Add-Ons ausgewählt und implementiert. So ermöglicht beispielsweise „Kantega“ ab sofort einen Single-Sign-On oder „Gliffy“ das Erstellen von Grafiken direkt im Confluence. „Dieses Skizzen-Tool findet z.B. bei Kollegen aus dem Bereich der Entwicklung großen Anklang, die darüber Zusammenhänge und Abläufe skizzieren möchten,“ sagt Reers.

Damit das neue Confluence aber überhaupt seine neue Struktur und Übersichtlichkeit erhalten konnte, haben die Experten von greenique mit „Refined Themes“ gearbeitet. „Mit diesem Add-On lässt sich die Menüstruktur und Optik stark verändern,“ erklärt Experte André Eikermann. „So konnten wir z.B. problemlos das Corporate Design von nobilia umsetzen.“ Das Ergebnis: „Es ist viel einfacher, sich in der Oberfläche zurecht zu finden. Außerdem ist das Ganze sehr attraktiv geworden, sodass es uns im Moment fast aus den Händen gerissen wird,“ sagt Reers lachend.

Zudem ist die Knowledgebase von nobilia dynamischer geworden. Nicht nur Dokumentationen können angelegt, Handbücher abgelegt oder Grafiken erstellt werden. Mitarbeiter können über „Questions for Confluence“ sogar Fragen an das System stellen, die dann wiederum von einem anderen Mitarbeiter beantwortet werden können. Klassisches Beispiel: „Wer ist der Ersthelfer in Abteilung X?“ Die Antwort auf die Frage wird in der Wissensdatenbank gespeichert und kann von sämtlichen Mitarbeitern eingesehen werden. So wird u.a. neuen Kollegen die Einarbeitung zusätzlich erleichtert, da ein organisationsweites Wissensmanagement verfügbar ist, in dem nicht nur mit Suchbegriffen, sondern auch mit Fragen gearbeitet werden kann.

Ganzheitlicher Ansatz

Damit die Mitarbeiter von nobilia ihr neues Confluence fortan auch reibungslos und zielgerichtet nutzen und administrieren können, führt greenique entsprechende Schulungen vor Ort durch. „Es ist immer schwer, auf der weißen Seite zu dokumentieren,“ weiß Eikermann. „Darum zeigen wir ihnen z.B. wie sie geschickt mit Vorlagen arbeiten können und eine Struktur über die Stichwortvergabe herstellen.“

Volker Reers freut sich über das Projektergebnis: „Es war ein angenehmes Projekt, das reibungslos verlief. Jetzt sprechen die Erfolge für sich: Wir haben eine so hohe Resonanz auf den aktuellen Stand, dass wir bereits an die momentane Lizenz-Kapazitätsgrenze kommen. Aber ein Angebot zur Erweiterung liegt uns ja vor.“ Schon jetzt hat sich Confluence bei nobilia von einer Dokumentationsplattform zur Sicherstellung des IT-Betriebs hin zu einer dynamischen, unternehmensweiten Wissensdatenbank entwickelt.

Tags: Atlassian, Atlassian Partner, Bielefeld, Confluence, Knowledgemanagement, nobilia, Organisation, Verl, Wissensmanagement

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