Customer Success: Projekt- und Wissensmanagement bei GARANT

Customer Success: Projekt- und Wissensmanagement bei GARANT

Die Garant Holding GmbH verbessert zusammen mit greenique sein Projekt- und Wissensmanagement auf Basis von Jira und Confluence

Für mehr Zusammenarbeit

Gemeinsam mit greenique definiert die GARANT Gruppe sein Projekt- und Wissensmanagement neu

Wissen konzentrieren. Aufgaben übersichtlich steuern. Projekte zielgerichtet abarbeiten. Um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu erleichtern und das eigene Projektmanagement zu optimieren, führt die GARANT Gruppe Jira und Confluence für Projekt- und Wissensmanagement ein. Ihr Partner dabei: greenique aus Bielefeld.

„Wir hatten große Schwierigkeit im Unternehmen, dass viele Informationen auf irgendwelchen Dateisystemen lagen und die Zusammenarbeit so deutlich erschwert war“, erklärt Friedrich Pütz, Leiter für den Bereich Organisation und Informationsverarbeitung bei der GARANT Holding GmbH. „Die Verbesserung der Zusammenarbeit rücken wir bei uns im Unternehmen aber jetzt in den Fokus: Wir wollen weg vom Abteilungsdenken, hin zum gemeinsamen Arbeiten.“ Das Ziel war also klar: Wissen an einer Stelle konzentrieren und Zusammenarbeit fördern.

Schritt eins in diese Richtung: Die Einführung von Confluence. „Confluence ist eine Content Collaboration Software, die es einem Unternehmen ermöglicht, Informationen in einer zentralen Wissensdatenbank zu speichern und allen Mitarbeitern leicht zugänglich zu machen“, erklärt Stephan Wächter, Mitarbeiter im Lösungsvertrieb von greenique und ergänzt: „So können Teams z.B. Projektergebnisse und Zwischenschritte einfach dokumentieren und so dafür sorgen, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.“

Von der IT ins Unternehmen
Gestartet hat Pütz bei der Einführung des neuen Werkzeugs in seiner eigenen Abteilung. Er und seine sieben Mitarbeiter in der IT bilden mittlerweile ihre komplette Projektdokumentation mit Confluence ab. „Seit wir Confluence im Einsatz haben, habe ich kein einziges Word-Dokument mehr geschrieben“, freut er sich. Die Bedienung sei zudem so einfach, dass die Einstiegshürden enorm gering gewesen seien. „Jeder, der Word bedienen kann, der kann auch eine Seite in Confluence anlegen“, findet er.

Aber was ist mit all den Informationen, die zuvor verstreut im Unternehmen lagen? „Ein riesiger Vorteil von Confluence besteht darin, dass wir vorhandene Dateien direkt ins neue System hochladen und dadurch sehr viele bereits vorhandene Inhalte sofort zur Verfügung stellen konnten“, so Pütz. Das habe viel Zeit gespart. Praktischerweise werden diese Dateianhänge auch in die Suche integriert, sodass die Inhalte schnell und einfach gefunden werden können. Insgesamt steigt die Transparenz im Unternehmen.

„Wir benutzen Confluence als Vehikel, um aus der IT heraus Projekte zu kommunizieren, Unterlagen bereitzustellen oder auch FAQs zu erstellen.“ Und auch für Neuzugänge habe die neue Wissensdatenbank Vorteile: Ein Bereich wurde extra eingerichtet, um interne Regelungen und allgemeine Informationen zu veröffentlichen. „Die ganze Dokumentation ist sofort in der aktuellsten Version zugänglich und nicht mehr versteckt in irgendwelchen Verzeichnissen. Wenn also z.B. neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, können sie sich dort informieren.“ Schritt für Schritt wird die Plattform so ins gesamte Unternehmen getragen.

Perfekte Integration
Wirklich spannend wurde es aber nun im nächsten Schritt: Während Confluence beim Projektmanagement überwiegend für die Ergebnisdokumentation und Erstellung von Zwischenreports oder Statusberichten genutzt wird, hat GARANT mit Jira zusätzlich ein effizientes Werkzeug für die Aufgabensteuerung eingeführt.

„Die Einführung von Jira war die logische Konsequenz“, so der ITler. „Erstens passen Jira und Confluence hervorragend zusammen, zweitens hat sich Jira mittlerweile zum Standard im Bereich Aufgabenmanagement entwickelt und drittens war das Werkzeug einigen Mitarbeitern bereits bekannt.“

Die tatsächliche Einführung erfolgte wieder Schritt für Schritt. Gestartet hat die Marketingabteilung. Warum? Weil hier der Bedarf nach einem Werkzeug für die Aufgabensteuerung – auch mit externen Dienstleistern – extrem hoch war. „Der Vorteil für unser Marketing ist nun, dass sie Aufgaben zwischen sich und den Agenturen verteilen, dessen Status überwachen und Rückmeldungen dazu geben können“, erklärt Pütz. Das Charmante an Jira: GARANT kann je nach Bedarf externen Dienstleistern einen Benutzer für einzelne Projekte geben und so über die Plattform mit ihnen kommunizieren – mehr Transparenz im Projektverlauf geht kaum.

„Unser Ziel ist es nun, Jira und Confluence weiter zu verzahnen, um Projekte wirklich so darüber zu steuern, wie Herr Joeriskes von greenique uns das vorgestellt hat. Da sind wir momentan aber noch in der Übungsphase“, so Pütz. Die Voraussetzungen sind jedoch geschaffen: In mehreren Workshops hat Atlassian- Experte und greenique Geschäftsbereichsleiter Roland Joeriskes dem Team von GARANT das Potenzial der Integration beider Werkzeuge vorgestellt und die Funktionalitäten herausgearbeitet. „Mit Jira lassen sich ja nicht nur Aufgaben steuern“, so der Experte, „gleichzeitig werden Vorlagen für Workflows mitgeliefert, sodass Projekte von Anfang an gut strukturiert sind. Und zwar auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projektteams angepasst. Sämtliche Ergebnisse landen am Ende in Confluence, dort wird dokumentiert. Auch hier gibt es Vorlagen, z.B. für Statusberichte, Kommunikationspläne oder Risikobetrachtungen. Die beiden Werkzeuge ergänzen sich einfach perfekt.“

Ein Partner, der unterstützt. Eine Lösung, die überzeugt.
Im nächsten Schritt soll auch noch der Jira Service Desk bei GARANT eingeführt werden. „Wir finden einfach immer mehr Anwendungsfälle für die Software“, so IT-Leiter Pütz. „Auch so Dinge wie Urlaubsanträge oder die Einweisung neuer Mitarbeiter könnten darüber funktionieren.“ Die Ideenliste ist lang, die Unterstützung seines Atlassian Partners ist ihm dabei sicher: „greenique ist ein sehr kompetenter Partner. Unsere Ansprechpartner kennen sich super aus, kümmern sich wirklich intensiv um unsere Belange und versetzen sich auch hinein in unsere Arbeitsumgebung.“

Friedrich Pütz ist zufrieden mit den neuen Werkzeugen für Projekt- und Wissensmanagement. Natürlich gibt es noch Herausforderungen zu meistern – „z.B. dass wirklich alle die Werkzeuge aktiv nutzen und nicht nur Informationen konsumieren, sondern auch selbst Inhalte schaffen“. Doch er ist zuversichtlich, dass die Vorteile von Jira und Confluence am Ende überwiegen und sich die Werkzeuge immer weiter im Unternehmen etablieren werden. „Ich glaube in fünf Jahren können wir uns nicht mehr vorstellen, ohne Unterstützung dieser Werkzeuge gearbeitet zu haben.“

„greenique ist ein sehr kompetenter Partner. Unsere Ansprechpartner kennen sich super aus, kümmern sich wirklich intensiv um unsere Belange und versetzen sich auch hinein in
unsere Arbeitsumgebung.“
– Friedrich Pütz, GARANT Holding GmbH –

Tags: Atlassian, Confluence, Customer Success, JIRA, Projektmanagement, Wissensmanagement

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