ANHÄNGE MIT JIRA VERWALTEN

Gastbeitrag von StiltSoft, einem "Top Vendor" auf dem Atlassian Marketplace

1 Smart Attachments

Dies ist ein Gastbeitrag von StiltSoft, einem kleinen Team von Atlassian Experten und begeisterten Fans von JIRA, Confluence und Bitbucket aus Weißrussland. StiltSoft ist ein verifizierter Verkäufer auf dem Atlassian Marketplace und entwickelt Smart Attachments for JIRA, Table Filter for Confluence, Awesome Graphs for Bitbucket und andere Add-Ons.

Im folgenden Beitrag werden die Möglichkeiten des Add-Ons „Smart Attachments“ für die Organisation von Anhängen in JIRA vorgestellt.

Atlassian hat eine der beliebtesten Projektmanagement Plattformen der Welt entwickelt: Jira. Millionen von Anwendern nutzen Jira’s Vorteile, wenn es darum geht, Softwareprodukte zu managen oder Marketingmaßnahmen, Arbeitsprozesse und Rechtsgänge durchzuführen. Auch Service- und Supportanfragen werden über den virtuellen Schreibtisch bearbeitet.

Dabei kann die Lösung perfekt auf die tatsächlichen Bedürfnisse der einzelnen Benutzer zugeschnitten werden. Flexible Konfiguration, regulierbare Skalierbarkeit der Plattform, anpassbare Interfaces, mehrstufige Zugriffsmodelle und ähnliche Funktionen machen dies möglich.

Aber wie fast jedes Unternehmenssystem hat auch Jira ein paar Fehler. Mit am auffälligsten ist dabei der triviale Mechanismus zur Verwaltung von Anhängen. Und das betrifft die meisten Unternehmens- und Entwicklungsprozesse. Denn diese gehen meist mit der Schaffung von zusätzlichen Gegenständen einher, die normalerweise direkt im Vorgang gespeichert werden. Die riesige Anzahl dieser Dateien führt zu zusätzlichen Problemen, wenn spezielle Anhänge gesucht werden oder man versucht Ordnung zu behalten.

Aber keine Panik! Es gibt eine Lösung, die das Problem löst und Sie mit einem effizienten Tool zur Verwaltung von Anhängen in Jira versorgt: Smart Attachments von StiltSoft!

Kategorien für die Aufbewahrung von Anhängen

Mit dem Add-On Smart Attachments von StiltSoft können Sie Kategorien festlegen, nach denen Sie Ihre Anhänge sortieren können. Diese Kategorien werden im Anhangsbereich angezeigt, sodass Sie Dateien schnell und einfach mit der richtigen Kategorie hochladen oder Dateien zwischen unterschiedlichen Kategorien hin und her schieben können.

Jeder Benutzer kann die vom Projektadministrator spezifizierte Standardreihenfolge der Kategorien seinen eigenen Bedürfnissen entsprechend anpassen. Jede Kategorie kann nach Bedarf auch eingeklappt werden, um Bildschirmfläche einzusparen oder falls bestimmte Kategorien zurzeit nicht genutzt werden.

Die Auswahl von Kategorien ist beim Anlegen oder Bearbeiten eines Vorgangs möglich, bei dem eine Datei hochgeladen wird. Die Kategorie kann auch dann ausgewählt werden, wenn sich der Status des Vorgangs ändert.

Die Konfiguration der Kategorien ist für jedes Projekt definiert. Sowohl JIRA als auch Projektadministratoren können somit die erforderlichen Kategorien anlegen. Außerdem ist es möglich, die Sichtbarkeit der Kategorien bezogen auf den Vorgangstyp zu regulieren und Zugriffsbeschränkungen für spezielle Benutzer, Benutzergruppen oder Projektrollen einzurichten.

Dokumente überarbeiten und kommentieren

Ein weiterer Zusatz des Add-Ons ist die Dokumentenüberarbeitung. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zu einem Dokument mehrere Überarbeitungen zu speichern. Auf diese Weise können Sie JIRA zu einer vollwertigen Dokumentenverwaltungsplattform erweitern.

Zusätzlich zur Versionierung von Dokumenten können Sie die Kommentarfunktion nutzen, um Anhänge oder spezifische Teile von Dokumenten zu diskutieren. Verträge, Finanzberichte, Unternehmensvorstellungen und sämtliche anderen Gegenstände, an denen Ihr Team gerade arbeitet, können so besser ausgearbeitet werden.

„Bulk Operations“ und die Automatisierung von Arbeitsschritten

Smart Attachments stellt Ihnen außerdem „Bulk Operations“ zur Verfügung, was Ihnen eine schnellere Ausführung von Routineaufgaben bezogen auf Anhänge ermöglicht. Ist dieses Add-On installiert können Sie mehrere Anhänge gleichzeitig auswählen und löschen, zu einer anderen Kategorie verschieben, sie archivieren, downloaden oder via JIRA an einen Kollegen oder Geschäftspartner senden.

Zusätzliche können Sie Bedingungen und Validierungen in Ihre Projektarbeitsschritte integrieren. Diese können das Vorhandensein von Anhängen in spezifischen Kategorien oder den Upload von Dateien durch bestimmte Benutzer, Benutzergruppen oder Projektrolle verifizieren – vor oder während des Übergangs.

Mithilfe von „post functions“ können Sie Anhänge automatisch entfernen oder sie z.B. basierend auf ihren Namensmustern zwischen Kategorien hin und her bewegen. Dadurch wird die Benutzererfahrung stark automatisiert und triviale Arbeitsschritte können ausgelassen werden.

Eine Lösung für alle Fälle

Falls Sie mit zahlreichen Anhängen pro Vorgang arbeiten, dann ist das Add-on Smart Attachments eine große Hilfe. Mit diesem kleinen Helfer können Sie alle Anhänge gut sortieren, Dokumente mit einer vollständigen Revisionshistorie speichern, automatische Routinevorgänge an ihnen ausführen und noch viele weitere Funktionen des Add-Ons nutzen.

Starten Sie jetzt Ihr kostenloses Testpaket von Smart Attachments.

  • On 9. September 2019
Tags: App, Atlassian Marketplace, Jira